A Gestão Documental no Poder Judiciário consiste no conjunto de procedimentos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais produzidos e recebidos pelo Judiciário no exercício das suas atividades, seja em meio físico ou virtual.

O CNJ instituiu o um programa que tem como finalidade implementar a política de gestão documental do Judiciário brasileiro - o PRONAME - Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário. A regulamentação do tema por meio das Recomendações 37/2011 e 46/2013 do CNJ possibilita o descarte de documentos inservíveis ao exercício de direitos e ao Judiciário, ao tempo em que revela e resgata o patrimônio administrativo, histórico e cultural da instituição, que compõe seu fundo arquivístico.

Nesse sentido, os documentos produzidos pelo Poder Judiciário têm a peculiaridade de proporcionar o próprio exercício da cidadania, de maneira que não podem ser descartados sem a observância de um procedimento específico.

A Recomendação 37/2011 do CNJ classifica a documentação em corrente (em tramitação, consultas frequentes), intermediária (em arquivo, aguardando a temporalidade) e permanente (fundo arquivístico). Foi estabelecido o prazo de guarda mínimo para cada tipo de processo judicial, de acordo com uma classificação pré-estabelecida com base em prazos prescricionais (Plano de Classificação), por meio das Tabelas de Temporalidade, atualizadas periodicamente. Também foi elaborada Tabela de Temporalidade para a área administrativa.

Antes do descarte, é necessário que os documentos sejam primeiramente classificados de acordo com o PCTT. Via de regra, o documento gerado pelo próprio Judiciário deve ser classificado pela unidade que o emitiu.

Quando da remessa do processo ao arquivo judicial, é necessário o preenchimento, pela secretaria, da Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos.

Passado o prazo de guarda intermediária (temporalidade), uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) separa os processos que serão destinados para guarda permanente, considerando ainda que deve ser preservada uma amostra estatística delimitada pela Divisão de Estatística segundo fórmula própria.No caso da SJMT, a CPAD foi estabelecida pela Portaria DIREF n. 148/2009.

Feita a triagem, é publicado edital de eliminação, com prazo para que os interessados possam retirar documentos de seu interesse, e é dada a destinação final (destruição), conforme critérios de sustentabilidade.