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1. A REALIZAÇÃO DA AUDIÊNCIA
Em cada audiência atuarão, pelo menos, 2 coconciliadores ou 1 conciliador e 1 servidor.
Metodologia: durante a sessão, um coconciliador conduzirá as etapas da audiência e o outro atuará como coconciliador, responsável por apoiar o 1º conciliador no que ele necessitar e pela redação da Ata, invertendo-se as posições na audiência seguinte.
O primeiro coconciliador ficará responsável pela condução das etapas da audiência (declaração de abertura, conversação entre as partes e finalização). Na declaração de abertura deverão ser incluídos os seguintes esclarecimentos:
i. Informar que se trata de modalidade de audiência virtual de livre adesão, cujo arquivo de gravação é feito pelo aplicativo TEAMS e armazenado na nuvem da Microsoft (e só será permitida a gravação no momento da identificação das partes e da leitura da ata, realizada apenas pelos conciliadores e integrantes do CEJUC: destacar que a gravação será realizada apenas para fins de identificação dos participantes da audiência e para fins de leitura dos termos da ata, o que garantirá maior segurança no procedimento do CEJUC);
ii. Realizar as apresentações; Agradecer a presença das partes, dos advogados; Informar a presença de Servidores e Conciliadores do CEJUC na audiência de conciliação (caso ocorra), que estariam ali como observadores para fins de supervisão do trabalho; perguntar se as partes permitem a presença dos observadores em sala; (ATENÇÃO CONCILIADOR.É imprescindível a informação às partes quanto a presença dos observadores na sessão, assim como o consentimento de que assistam a audiência);
iii. Informar que no momento de identificação dos participantes, será iniciada a gravação da audiência e que, após a identificação, a gravação será encerrada – em razão do princípio da confidencialidade, que norteia todos os atos da audiência de tentativa de conciliação. O link de acesso a gravação será disponibilizado após o encerramento da audiência, e armazenado na nuvem da Microsoft; Informar que só será iniciada nova gravação no momento da leitura dos termos da ata; Deixar as partes cientes quanto ao dever do sigilo das informações discutidas em audiência (assumido por todos, o que inclui conciliadores, partes, advogados e observadores);
iv. Solicitar que todos os participantes procedam à sua identificação, falando o seu nome completo e CPF, no caso das partes ou OAB, no caso dos advogados/procuradores/defensores públicos; assim como apresentando os documentos de identificação na tela do computador ou celular, de forma a ser visualizado nitidamente para a devida conferência;
v. Advertir às partes que a audiência de conciliação tem caráter confidencial (artigo 166 do CPC), sendo vedada, portanto, a sua gravação, reprodução e/ou divulgação, no todo ou em parte (Princípio da Confidencialidade);
vi. Princípio da Voluntariedade/ Autonomia de vontade das partes: assim como são livres para participar da audiência de Conciliação inexiste obrigatoriedade de apresentação de uma proposta de acordo, bem como da aceitação de eventual proposta apresentada;
vii. Estabelecer um “sinal” para que os participantes, na necessidade de manifestar-se, para que não haja interrupções inadequadas aos demais presentes (sugere-se que utilize o recurso de levantar a mão, localizado na barra de tarefas do Microsoft Teams ou outro sinal combinado);
viii. Notificar aos participantes que, em havendo interrupção da audiência por motivo de força maior (queda de luz, de sinal de rede, entre outros) superior a 10min, a sessão será obrigatoriamente redesignada para nova data, a ser combinada entre as partes;
ix. Informar que por se tratar de audiência virtual será necessário um esforço maior por cada um dos participantes: no sentido de estar disponíveis para aquele momento, por isso a importância da escuta ativa, do contato visual, para que as partes tenham a oportunidade de refletir melhor sobre suas questões, interesses e necessidades;
x. Solicitar que evitem fazer uso do celular no momento da realização da audiência para fins diversos da solução efetiva das questões a serem tratadas em audiência; evitar interferências de sons externos, desligar o celular ou deixá-lo no silencioso ou no modo avião;
xi. Conciliação: convite para as partes conversarem na busca de soluções que atendam aos interesses de ambas as partes para com isso poderem formular soluções e tomar decisão consciente
xii. Papel do Conciliador: Facilitar a comunicação entre as partes, de forma neutra e imparcial. Não analisa provas e nem busca verdades, não é Juiz. A solução será obtida pelas próprias partes por meio do diálogo;
xiii. Procedimento. Explicar como será a sessão: Será dada a palavra para ambas as partes, cada um terá a oportunidade de expor os pontos que entendam ser importantes sem interrupções (de modo que um não interrompa a fala do outro); Combinar que enquanto um estiver falando o outro dê atenção e mesmo que surjam eventuais questionamentos que anote em um bloco de notas para os devidos esclarecimentos na sua vez de falar;
xiv. Possibilidade de Sessão Privada (conversa reservada entre a parte interessada, seu advogado e o Conciliador, caso haja necessidade de esclarecer algum ponto e as partes se sintam mais à vontade e confortáveis para manifestar sobre determinado assunto. O recurso poderá ser solicitado pelas partes ou pelo próprio Conciliador);
xv. O Conciliador fará as intervenções como resumo do que foi dito pelas partes, identificará as questões e interesses para as fases de debates e negociações;
xvi. Ter especial atenção durante toda a audiência, caso verifique qualquer irregularidade na conduta de qualquer dos participantes poderá intervir e se for o caso interromper ou suspender a audiência;
xvii. Enfatizar para as partes que a ata deverá ser assinada no prazo de 60 minutos após o encerramento da audiência, sob pena de não homologação do acordo celebrado
xviii. Perguntar se há dúvidas quanto ao procedimento? Há concordância dos envolvidos com o procedimento?
xix. Conferir os termos do acordo em voz alta para todos os presentes. (ATENÇÃO COCONCILIADOR: A gravação deverá ser iniciada nesta fase de leitura dos termos da ata de audiência, após a leitura da ata e concordância das partes a gravação será encerrada.) Deverá o conciliador que preside a audiência atentar para o fato de que todas as partes necessitam estar plenamente cientes e seguras acerca do acordo a ser celebrado. Caso haja insegurança ou dúvida em relação ao acordado, não se deverá realizar o acordo.
xx. Esclarecer que não caberá recurso à sentença que homologar o acordo. Em caso de não acordo, o processo retornará para a vara de origem, onde aguardará o julgamento pelo juiz do processo.
Obs.: O coconciliador responsável pela condução da audiência deve atentar-se para que todos os princípios que regem a conciliação sejam apresentados aos presentes na sessão, bem como assegurar que todos tenham entendido o procedimento da audiência. Desta forma, o prosseguimento da audiência de conciliação ocorrerá de forma clara e objetiva, com a participação efetiva de todos.
É recomendada ao conciliador que irá conduzir a audiência uma maior assertividade, demonstrando segurança e firmeza em seu discurso, uma vez que a audiência de conciliação virtual poderá demonstrar-se inconstante aos demais participantes.
O segundo coconciliador ficará responsável por:
i. Tirar quaisquer dúvidas de acesso antes do início da audiência;
ii. Orientar as partes a se apresentarem quando solicitado, bem como a mostrarem o documento de identificação pessoal (ATENÇÃO COCONCILIADOR: realizar a gravação na fase de identificação);
iii. O Coconciliador será um braço direito do Conciliador, podendo inclusive complementar informações que se fizerem necessárias para o bom andamento da audiência;
iv. Preencher a ata, salvando-a uma via em word; É importante que o Coconciliador já vá fazendo as alterações na ata concomitante a realização da audiência, de forma que quando as partes encerrarem as tratativas já esteja com a ata encaminhada com a maior parte das informações, apenas complementando com os detalhes necessários;
v. Iniciar e encerrar a gravação da leitura dos termos da ata de audiência;
vi. Enviar o arquivo para todos os participantes, para assinatura pelo sistema Autentique, conforme orientações contidas no manual enviado por e-mail e;
vii. Fazer um controle das assinaturas na ata pelo sistema Autentique.
viii. ATENÇÃO CONCILIADORES! Importante encerrar a audiência após a confirmação de todos os participantes de recebimento do email para assinatura no sistema Autentique.
Encerradas as audiências designadas, os conciliadores anotarão na pauta de audiências do dia, nos campos apropriados: se houve acordo ou não; o valor do acordo; o envio da ata de audiências pelo sistema Autentique , bem como conferirão se constam de todas as atas as devidas assinaturas dos participantes de cada uma das audiências.
Ao final, o coconciliador encaminhará ao CEJUC/SJDF, através do e-mail concilia.df@trf1.jus.br, a pauta de audiências preenchida com o resultado das audiências e dos demais campos.
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