RELATÓRIO

SEÇÃO JUDICIÁRIA DO TOCANTINS

RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA (RAINT) - 2019

I. Introdução

Trata-se do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT) da SJTO, em conformidade com o art. 74 da Constituição Federal e com a Decisão Normativa TCU nº 180/2019, que dispõe sobre a relação das unidades prestadoras de contas em 2019 e especifica a forma, os prazos e os conteúdos para a elaboração das peças de responsabilidade dos órgãos de Auditoria Interna, nos termos do art. 4º da Instrução Normativa - TCU nº 63, de 1º de setembro de 2010.

Para a elaboração do presente relatório, tomou-se por base o planejamento dos trabalhos de auditoria do PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA - PAINT - 2019 - 7249371, observando-se, ainda, os requisitos exigidos pelo TCU no documento "Orientações para elaboração do conteúdo do item "Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT)", 9425068 e 9723483 extraídos do sistema e-Contas no sítio eletrônico do Tribunal de Contas da União.

Os temas tratados e inseridos no presente relatório sãos as informações essenciais e relevantes para o conteúdo do RAINT, em atendimento às exigências do TCU, atendendo ainda as exigências da Circular TRF1-SECAU 9723568

II - Demonstração das informações relevantes a constar do Relatório

II.a) demonstração da execução do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (PAINT), contemplando avaliação comparativa entre as atividades planejadas e realizadas, os trabalhos realizados sem previsão no PAINT e as justificativas para a não conclusão e a não realização dos trabalhos previstos, de modo a evidenciar o desempenho da unidade de auditoria interna;

A unidade de Auditoria Interna desta UPC desenvolveu o seu próprio Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna, de acordo com as orientações do órgão superior e aderiu, de forma compartilhada, às auditorias planejadas e executadas pela SECAU - Secretaria de Auditoria Interna do TRF - 1ª Região, de maneira que, no decorrer do exercício de 2019, foram realizados os trabalhos de auditorias conforme consta dos seguintes processos: 0001036-62.2019.4.01.8014, 0003195-75.2019.4.01.8014, 0003213-96.2019.4.01.8014, 0003725-79.2019.4.01.8014 e 0003365-47.2019.4.01.8014.

O Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna 2019 previu ao todo 09 (nove) ações: auditorias (4), acompanhamentos (3), consultoria (1) e monitoramento (1). Dessas ações, a unidade conseguiu cumprir a contento apenas as auditorias (5), ainda que sem tratar especificamente, em sua maioria, das ações planejadas.

No entanto, o trabalho da auditoria - durante o exercício - não se limitou a executar as ações previstas no plano anual. Durante o exercício, a unidade realizou diversas outras atividades, muito além dos quantitativos planejados, tendo em vista a dinâmica do trabalho de auditoria e demandas pontuais da Administração. Associado a isso, registra-se o desfalque de mão de obra, sendo que, desde 31 de julho de 2019, uma das Centrais que integram a Unidade de Auditoria da UPC encontra-se sem servidor designado. O supervisor da Seção responde cumulativamente pela Seaud e pela Central de Auditoria de Gestão de Pessoas - Ceagp. Além disso, houve uma quantidade elevada de processos administrativos analisados pela unidade de auditoria durante o exercício, tendo em vista a demora para segregação das funções de Controle Interno das funções de Auditoria Interna (atraso na implementação da reestruturação da Seção de Auditoria Interna). Por último, alguns processos que tinham saído das atribuições desta Seaud retornaram com a expedição da Nota Técnica 7874706, de 03/05/2019.

Há, ainda, a acumulação dos trabalhos da Central de Auditoria de Gestão Administrativa e Contábil - Ceaug com as atividades propriamente ditas de contabilidade da UG, desempenhadas pelo mesmo servidor (contador da UG), o que comprometeu e restringiu as atividades de auditoria contábil da unidade, atendendo assim, em parte o princípio de controle interno - Segregação de Funções. A justificativa da gestão para a ocorrência desse fato se dá em função da carência de servidores com formação na área de Contabilidade.

Os trabalhos de auditoria realizados e considerados mais relevantes durante o exercício constam dos processos autuados nesse sentido e foram identificados no presente relatório.

Quantos às constatações (achados de auditorias) apontadas durante a realização dos trabalhos, foram listadas e comunicadas à gestão para conhecimento e providências em formas de recomendações de auditorias. Até o encerramento do exercício, as repostas da gestão às recomendações da auditorias foram incluídas no presente relatório, demonstrando grau satisfatório de atendimento.

II.b) principais conclusões e recomendações decorrentes dos trabalhos finalizados no exercício e as providências adotadas pela gestão da UPC

Registra-se que, além das atividades típicas de auditoria, houve uma quantidade elevada de processos administrativos analisados pela unidade de auditoria, durante o exercício, encaminhados pela Administração, tendo em vista o atraso na implementação da segregação das funções de Controle Interno das funções de Auditoria Interna (reestruturação da Seção de Auditoria Interna).

Quanto à avaliação da execução orçamentária e financeira e elaboração dos relatórios financeiros e contábeis pela UPC, verificou-se que do orçamento descentralizado 98% refere-se a Despesas Correntes, das quais 79% foram Despesas de Pessoal e Encargos. De toda a provisão recebida no exercício, 99,94% foi empenhada, 99,75% foi liquidada e 99,70% foi paga. A Unidade Gestora deixou de executar somente 0,06% do orçamento descentralizado, demonstrando uma alta taxa de execução do orçamento disponibilizado no exercício. Quanto aos Restos a Pagar, constatou-se uma redução de 80% de inscrição de Restos a Pagar não Processados em relação ao ano anterior e todo o saldo inscrito em 2018 foi pago ou cancelado em 2019. Diferentemente do exercício anterior, verificou-se inscrição de Restos a Pagar Processados.

Houve o acompanhamento da realização da conformidade contábil pela setorial contábil da UG, de forma a verificar a dinâmica dos registros contábeis em atendimento às Normas de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público e Manuais Siafi. O registro diário da conformidade dos atos de gestão ficou a cargo do supervisor da unidade de Auditoria Interna. As conformidades de gestão e contábil foram registradas por agentes que não têm como atribuição quaisquer atos de gestão, respeitando-se, assim, o princípio da segregação de funções.

Na analise de processos administrativos de licitações & contratos administrativos, verificou-se conformidade e adequação dos atos e fatos da gestão com a Lei nº 8.666/93, conforme constatações a seguir:

No pagamento das obrigações relativas ao fornecimento de bens, locações, realização de obras/reformas, e prestação de serviços, a Administração obedeceu, para cada fonte diferenciada de recursos, a estrita ordem cronológica das datas de suas exigibilidades (art.5); todas as compras foram feitas com a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento (art.14); sempre que possível, as compras foram processadas através do sistema de registro de preços, priorizando o pregão eletrônico em detrimento do pregão presencial (art.15); a julgar pelos comprovantes e relações de aquisições no período, ficou demonstrado que não houve parcelamento de compras ou serviços como forma de fugir do processo licitatório (art.23,§ 5); nas aquisições por dispensa de licitação, a Unidade Prestadora de Contas observou os limites fixados no art.24, incisos I e II, para cada elemento de despesa, de forma que não houve extrapolação do valor máximo permitido para cada elemento de gasto (art.24, I e II).

Todos os bens imóveis de uso especial da Seccional e Subseções Judiciárias vinculadas encontram-se devidamente cadastrados e com os laudos de avaliações atualizados no SPIUnet, nos ternos da Portaria Conjunta STN/SPU 703/2014 e no CADI-JUS, inclusive os alugados e os cedidos sem ônus. As cessões de espaços físicos no edifício-anexo, em Palmas, bem de uso especial, estão registradas em contas próprias do SIAFI.

Verificou-se que do ponto de vista qualitativo, não foram identificados achados de auditoria que pudessem comprometer a eficácia dos controles internos, bem como a fidedignidade dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial da UG e, por consequência, das demonstrações contábeis da UPC.

Dessa forma, é possível concluir que os controles internos relacionados à elaboração dos relatórios financeiros e contábeis da UPC mostraram-se satisfatórios, de modo que as demonstrações contábeis apresentadas obedeceram aos ditames da Lei nº 4.320/1964, das Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicada ao Setor Público CFC/NBC - TSP 11, de 18/10/2018, refletindo adequada e integralmente a situação orçamentária, financeira e patrimonial da UPC. Tais informações foram ratificadas na Declaração do Contador que apresentou as informações contábeis da Unidade Gestora no encerramento do Exercício, complementada pelas Notas Explicativas às Demonstrações Contábeis.

II.c) existência ou não de sistemática e sistema para monitoramento da implementação das recomendações e dos resultados delas advindos, com avaliação dos benefícios financeiros e não financeiros decorrentes da atuação da auditoria interna

Segundo a Resolução Presi 57/2017 (5407362), que aprova o Estatuto de Auditoria Interna da Justiça Federal da 1ª Região, as áreas de monitoramento manterão repositório anual com as recomendações expedidas durante os trabalhos de auditoria para fins gerenciais e de controle.

Assim sendo, na análise de processos de competência desta UAI, encontrada alguma irregularidade, elabora-se uma Solicitação de Auditoria e encaminha-se à autoridade competente para ciência e remessa à unidade executora responsável para providências. Para acompanhar a regularização das inconsistências/irregularidades apontadas, essas recomendações/solicitações expedidas inicialmente no processo original são juntadas a um processo administrativo eletrônico autuado com essa finalidade específica. Simultaneamente, elabora-se uma Planilha de Controle das Recomendações, para acompanhamento, contendo os itens no formato abaixo:

Considerando as rotinas de acompanhamento das atividades desenvolvidas pela unidade, as constatações decorrentes das análises efetuadas foram comunicadas à gestão, quando necessário, e as implementações das recomendações expedidas foram consideradas satisfatórias para os itens analisados para o cumprimento dos critérios estabelecidos, sendo os controles internos administrativos adotados pela UPC considerados suficientes para minimizarem os riscos relacionados aos processos relevantes e capazes de identificar, evitar e corrigir falhas ou irregularidades.

II.d) quadro demonstrativo das recomendações implementadas no exercício e das não implementadas com prazo expirado na data de elaboração do RAINT, inclusive dos órgãos de controle interno e externo;

No âmbito da UPC, em 2019, foram realizados 04 (quatro) trabalhos de auditoria, além do próprio Relatório de Auditoria de Gestão - 2018 (8288871), conforme demonstrado no quadro abaixo. Foram executadas, simultaneamente, atribuições de controle interno, uma vez que houve um atraso na implementação da reestruturação da unidade de Auditoria Interna.

Das recomendações de auditoria interna, que inclui uma auditoria iniciada em outro exercício, verifica-se por meio do quadro acima, que do total de recomendações expedidas 36% já foram implementadas, 45% ainda não implementadas, 14% estão em fase em implementação e 5% não mais se aplica, ressaltando que as recomendações ainda não atendidas referem-se a auditoria iniciada em 2016 (Material e Patrimônio). Considera-se, portanto, satisfatório o índice de atendimento às recomendações de auditoria iniciadas no exercício.

II.e) fatos, premissas, restrições e limitações interpostos à realização das atividades do PAINT e o seu impacto na execução e nas conclusões das auditorias ou no funcionamento da unidade de auditoria interna

As diretrizes do PAINT - 2019 contemplaram iniciativas para o desenvolvimento das atividades, levando em consideração a Política de Gestão de Riscos estabelecida pela Resolução CJF nº 447/2017 e pela Resolução TRF1 34/2017, em consonância com os Macrodesafios do Poder Judiciário, contidos no Planejamento Estratégico da Justiça Federal da Primeira Região - PEJF.

As ações de auditoria, de monitoramento e de acompanhamento da gestão contidas no planejamento das atividade priorizaram a atuação preventiva e saneadora, com vistas à promoção do aperfeiçoamento dos controles e à mitigação de riscos observados nos processos organizacionais, mesmo não havendo, ainda, uma implementação estruturada e formal de gestão de riscos, de acordo com os normativos já existentes. Os riscos associados à execução do plano de trabalhos foram os inerentes às ações planejadas e previstas na matriz de auditoria. Devido à baixa execução do plano, pelos motivos expostos no presente relatório, a análise dos riscos se ateve somente às ações realizadas.

Como parte do planejamento dos trabalhos, a gestão teve conhecimento formal das ações previstas no planejamento de auditoria, que foram realizados por meio de auditorias, acompanhamentos e monitoramentos, com fundamento nos critérios de materialidade, relevância, criticidade e risco, com vistas a permitir o estabelecimento da escala de prioridades. Nesse contexto, o planejamento contemplou a previsão de iniciativas com o propósito de agregar valor à gestão, induzindo o desenvolvimento institucional, o aprimoramento das estruturas de governança, da gestão de riscos, da implementação de controles internos eficazes e o fortalecimento das atividades de auditoria.

Diante do planejamento apresentado e o grau de abrangências dos trabalhos realizados, não houve registros de limitação de acesso a informações, dados e quaisquer restrições impostas pela gestão da UPC à equipe de auditoria que pudessem comprometer a independência e autonomia da unidade de auditoria e consequentemente às conclusões dos trabalhos.

II.f) quadro demonstrativo do pessoal da auditoria interna com indicação das ações de capacitação, dos temas, carga horária e quantitativo de auditores capacitado

A estrutura da Unidade de Auditoria Interna da Seção Judiciária do Tocantins foi criada por meio da Portaria SJ Dirf 6827096, estabelecendo a data de 30 de novembro de 2018 para a mudança da até então Seção de Controle Interno - Secoi para Seção de Auditoria Interna - Seaud, composta por duas unidade denominadas de centrais (Central de Auditoria de Gestão Administrativa e Contábil-Ceaug e Central de Auditoria de Gestão de Pessoas-Ceagp), conforme consta no organograma e competências disciplinadas em Regulamento de Serviços.

O quadro de servidores lotados na Seaud é composto atualmente por 02 (dois) servidores, conquanto a estrutura mínima criada mencione a necessidade de 03 (três) servidores, um por unidade. No entanto, desde 31 de julho de 2019 a unidade Ceagp encontra-se vaga de lotação, respondendo pelas atividades o supervisor da Seção, com o auxilio da Ceaug.

Como já relatado, devido a carência de servidores com formação na área de Contabilidade, as atividades da unidade Ceaug encontram-se em parte prejudicadas, em atendimento ao princípio de Controle Interno - Segregação de Funções, tendo em vista que o mesmo servidor que responde pelas atividades de Auditoria Contábil da Seccional, de acordo com as competências previstas no Regulamento de Serviços, responde também pelo Serviço de Contabilidade, unidade vinculada à Secretaria Administrativa. Ou seja, o contador da UG responde também pela auditoria contábil, o que motivou a limitação dos trabalhos de auditoria contábil da Seccional, previstos no Plano Anual de Auditoria 2019.

No quadro abaixo, constam as ações de capacitações realizadas pelos dois servidores lotados na unidade, ressaltando que os treinamentos foram realizados praticamente sem ônus (desembolsos financeiros) para a Administração, atendendo assim as diretrizes de contenção de gastos e priorizando os cursos na modalidade EAD ou ofertado na localidade de lotação do servidor.

III - Conclusão

Em conformidade com os padrões profissionais de auditoria interna estabelecidos pelos órgãos normativos e instâncias superiores, as atividades da unidade de Auditoria Interna no exercício, por meio do Plano Anual de Auditoria Interna, utilizou-se da abordagem e seleção de áreas, temas ou objetos baseados em risco, relevância e criticidade, com o propósito de verificar se os controles internos administrativos adotados pela gestão auxiliam no alcance do adequado registro dos atos e fatos da gestão contábil, orçamentária, financeira e patrimonial, em apoio à prestação de contas e transparência da gestão.

Em que pese ter havido limitação de atuação nas atividades de auditoria propriamente dita durante o exercício, devido à reduzida quantidade de servidores lotados na unidade de trabalho e participação da equipe atuando concomitante em rotinas e análise de processos administrativos, além do acúmulo de atividades pelos servidores, conclui-se, que na medida do possível, as atividades realizadas foram desempenhadas a contento.

Por todo o exposto, embora identificadas inconsistências pontuais, conforme evidenciado nos trabalhos de auditorias, para as quais foram expedidas recomendações de medidas corretivas e preventivas, a equipe de auditoria conclui que os controles internos adotados pela gestão da UPC fornecem razoável segurança de que os objetivos relacionados às conformidades, desempenho ou resultados, adequação de demonstrações contábeis, orçamentárias, financeiras e patrimonial foram alcançados.

Palmas (TO), 10 de fevereiro de 2020.

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