Na última sexta-feira, 5/05, o Núcleo Judiciário (NUCJU) realizou uma singela confraternização para os colaboradores terceirizados especialmente contratados para a conclusão do Projeto de Digitalização e Descarte de Processos Administrativos da Seção Judiciária da Bahia.
Nestes 6 meses de contratação foi realizada uma grande operação para digitalização, descarte e reorganização do arquivo administrativo da antiga SETARQ (Setor de Arquivo Administrativo), hoje vinculado à Seção de Depósito e Arquivo Judicial e Administrativo (SEDAJ/NUCJU).
As atividades foram conduzidas pela equipe de servidores da SEDAJ, com fundamento da Resolução nº 469 do CNJ, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade – PCTT, Tabela de Julgamento das Contas do TCU e demais normativos relativos a processos e assuntos administrativos.
Os processos e documentos que já atingiram a temporalidade de guarda foram identificados, registrados no Sistema SISPRA e inseridos em editais para eliminação e descarte. Já os processos e documentos administrativos de guarda permanente, aqueles cujo assunto e/ou temporalidade não se autorizam eliminação, foram digitalizados e migrados para o Sistema SEI, por meio de robô desenvolvido pelo Núcleo de Gestão Estratégica, Inovação e Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (NucGE/SJBA), garantindo agilidade no fluxo das atividades e redução de custo de mão de obra.
O NucGE, aliado fundamental nesse Projeto, desenvolveu, além da automação robotizada para migração dos processos digitalizados para o Sistema SEI, sistema de controle de digitalização, painel BI para acompanhamento das atividades de digitalização e atualização na interface do Sistema SISPRA para inserção do campo “Número do Processo SEI”. Dessa forma, se o servidor precisar consultar processo administrativo de guarda permanente no Sistema SISPRA deve observar o número no Sistema SEI, onde pode ser acessado seu conteúdo.
Por se tratar de guarda permanente, os autos físicos continuam arquivados para eventual consulta. Caso seja necessário desarquivar autos administrativos de guarda permanente, o requerente deve enviar e-mail para sedaj.ba@trf1.jus.br.
Para os processos que foram eliminados, constam no Sistema SISPRA os respectivos lançamentos de movimentação em relação aos editais e descarte.
Com a eliminação de alguns processos e reorganização dos arquivos administrativos, houve liberação de espaço da sala “aquário”, localizado no 1º Subsolo do prédio anexo I (próximo a ASSERJUF), hoje transformada em sala de videoconferência, bem como dos espaços físicos do corredor que dá acesso ao Núcleo de Auditoria (NUAUD), promovendo melhor acomodação dos processos e melhoria nas rotinas de trabalho.
O Projeto está em consonância com o Planejamento Estratégico da Justiça Federal e diretamente relacionado à Promoção da Sustentabilidade.
Essa matéria está associada ao ODS 8 (Trabalho Decente e Crescimento Econômico), 9 (Indústria, Inovação e Infraestrutura), 12 (Consumo e Produção Responsáveis) e 16 (Paz, Justiça e Instituições Eficazes).
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