Existe uma técnica com potencial para melhorar a comunicação e dar mais clareza às atividades de qualquer unidade de trabalho, facilitando a transmissão do conhecimento e abrindo caminhos para uma melhor gestão de riscos, podendo, ainda, proporcionar automatização: essa técnica é conhecida como Mapeamento de Processos. Focando em obter esses benefícios, servidores das áreas fim e meio do Tribunal Regional Federal da 1ª Região participaram da Oficina de Mapeamento de Processos com o BPMN 2.0, promovida pelo Centro de Desenvolvimento e Aperfeiçoamento dos Servidores da 1ª Região (Cedap), no período de 26/09 a 03/10/2022.

Imagine todo o conhecimento sobre o funcionamento de uma unidade que um servidor adquire no seu dia a dia, desempenhando atividades que seguem um fluxo até alcançar um resultado final. Muitas vezes, esses procedimentos se tornam tão automáticos que pode não haver tempo para questionar se estão sendo aplicadas as melhores práticas. Mesmo quando bem sucedidos, esses processos podem estar claros apenas para aquele que os conhece.

E o que acontece quando essa pessoa precisa ir embora da unidade, ou não pode realizar determinada atividade, e quer transmitir o conhecimento ou automatizá-lo? Ou, ainda, se algo não está bem, e é preciso identificar onde está o problema, ou mesmo quando se quiser orientar outros nas boas práticas? Isso tudo fica muito mais fácil e possível de resolver com eficiência a partir do Mapeamento de Processos.

Ministrada pelo instrutor Tiago Diniz Brasileiro Lira, atualmente lotado na Seção de Auditoria de Tecnologia da Informação, a oficina de Mapeamento de Processos teve como objetivos principais capacitar os servidores, gestores ou não, para mapear os processos de trabalho seus ou dos seus setores e unidades, ensinando aos participantes como utilizar corretamente a metodologia BPMN (Business Process Management Notation, traduzido como Notação de modelagem de processos de negócio); e também capacitá-los na utilização correta da ferramenta Bizagi de modelagem de processos, além da realização de análise crítica e otimização.

O curso permitiu ainda que cada participante pudesse elaborar mapeamentos já na realidade dos processos das áreas em que atuam, e dentro do Bizagi, uma ferramenta que muitos classificaram como bem amigável, de uso fácil e cheia de possibilidades.

O Mapeamento de processos - O foco do mapeamento está justamente na forma de trabalhar das unidades, independentemente da finalidade dos serviços, seja área fim ou área meio. Ao pensar nas inúmeras tarefas que uma unidade exerce, o Mapeamento de Processos é, basicamente, a representação gráfica de tudo isso, o que viabiliza a análise crítica e a melhoria dos processos, além de outro ponto muito importante: a transmissão do conhecimento.

“Existem as pessoas que vão deixar o Tribunal, por exemplo, por questões de aposentadoria, e que ficam preocupadas com a transmissão do conhecimento. Ou então existem aqueles que têm rotatividade nas áreas e querem transmitir porque a todo tempo tem gente chegando e gente saindo, e é todo um tempo gasto para ensinar aquelas práticas, mesmo que logo ele vá para outro local”, exemplifica o instrutor Tiago Diniz.

O mapeamento, salienta, ajuda a lidar com ambas as questões. Isso porque o conhecimento é transmitido de maneira simples e amigável, graficamente, e o que poderia ser demorado e até complicado de explicar e entender em um texto ou em uma conversa, é entendido rapidamente com a visualização da imagem.

Para a gestão de riscos, acrescenta o instrutor, o Mapeamento de Processos também é útil porque permite identificar de maneira mais rápida e eficiente quais são os gargalos atuais na unidade e o que, dentro do fluxo, pode estar representando um risco.

Uma das participantes do curso, Cristiane Aparecida Pereira Caixeta, supervisora da Seção de Auditoria de Indenizações e Benefícios (Seabe), conta como enxergou todos esses benefícios. De acordo com a servidora, a auditoria, por exemplo, vem recomendando que as unidades auditáveis façam o mapeamento ao menos dos processos mais críticos e relevantes; esse mapeamento é posteriormente avaliado para verificar se todas as atividades relevantes estão contempladas, e se estão corretamente indicadas quais as áreas responsáveis por cada tarefa.

“Essa oficina foi muito importante para eu trabalhar com o Bizagi na prática, porque a teoria eu conhecia, mas a prática com essa ferramenta para o mapeamento ainda não”, afirma Cristiane. “Beneficia as unidades com sistematização das rotinas e identificação de tarefas repetidas, gargalos (onde falta algum controle ou outra tarefa) e responsáveis pela execução, além de evitar o retrabalho e possibilitar a retenção do conhecimento, principalmente diante dessa realidade que enfrentamos da diminuição da força de trabalho”, pontuou ainda a servidora.

Esse potencial para retenção do conhecimento no Tribunal também foi um dos pontos destacados por outro participante do curso, o diretor da Secretaria de Planejamento Orçamentário e Financeiro do TRF1 (Secor), Adelson Vieira Torres, que tem como meta, antes de deixar o órgão um dia, mapear todos os processos da Secretaria e deixar esse legado para os próximos servidores.

“Os novos servidores que ingressam vão assumir com uma carga praticamente dobrada de serviço, já que a reposição de servidores está difícil em razão das restrições orçamentárias. Vão se deparar com muitas tarefas e, em muitos casos, a pessoa que conhecia aquele processo de trabalho não vai estar mais lá ou não terá muito tempo para parar e explicar”, relata. “Uma vez mapeado o processo de trabalho, o conhecimento está no papel. Então é possível fazer o processo de trabalho sem a necessidade de a pessoa que executava estar ali para ajudá-lo”, reforça.

Adelson também destaca como a técnica possibilita a robotização, ao menos daqueles processos que são possíveis mapear. “Isso já aconteceu na Secor: a gente fez um mapeamento do processo de publicação em site dos relatórios orçamentários e financeiros, em obediência às resoluções do Conselho Nacional da Justiça, e também o teste de um robô que funcionou muito bem. Então eu vejo o mapeamento como algo muito importante e excelente para disseminar o conhecimento na Justiça Federal”, concluiu.

Para o próprio trabalho, ainda que pensando em um nível mais individual, o mapeamento também pode ser um grande aliado. É o que conta mais um dos participantes da oficina, Marcus Feliciano do Santos, lotado Núcleo de Gestão de Precedentes (Nugep). “Sou desenvolvedor, programador, e procurei o curso justamente por isso, para me ajudar mais no meu trabalho como desenvolvedor. É muito importante ter o mapeamento de processos antes de começar o desenvolvimento propriamente dito”, afirma.

Encontrar tempo para mapear - Mas como incluir o mapeamento nas rotinas da unidade, considerando o que já é gasto com as atividades do dia a dia?

Como diretor de secretaria, com muitas atribuições, o participante Adelson Torres, apesar da rotina cheia, ainda assim procura fazer esse mapeamento, e, embora afirme que depende muito de cada unidade, acredita que vale a pena mesmo o gestor separar um tempo para isso. “Uso meus horários mais tranquilos”, afirma. “Acredito que não é impossível: é possível tirar um pouco do seu tempo, mesmo sendo muito curto, para tentar mapear um processo de trabalho. E se tiverem mais servidores envolvidos, você pode até trocar figurinhas”, enfatiza.

Segundo o instrutor Tiago Diniz, o Mapeamento de Processos é uma proposta alinhada com o contexto do Aprimora-Pro TRF1.

AL

Assessoria de Comunicação Social
Tribunal Regional Federal da 1ª Região