A manutenção predial, incluindo o fornecimento de material, do Tribunal Regional Federal da 1ª Região (TRF1) é uma ação que requer um cuidado administrativo rigoroso e frequente, a fim de permitir a agilidade sem perder os controles orçamentário e de estoque. Com base nessa premissa, e com o objetivo de garantir que todas as etapas do processo sejam identificadas, a Secretaria de Gestão Administrativa (SecGA), por meio da Divisão de Engenharia e Manutenção Predial (Dieng), elaborou o fluxograma de aquisição de material, uma ação que faz parte do Plano de Ações Estruturantes da SecGA para o Biênio 2020-2022.

Segundo a diretora do Núcleo de Planejamento e Projeto (Nupla) e gestora da Ação Estruturante, Rosana de Jesus Braga, “a ação adveio da necessidade de se estruturar o processo de aquisição de material por meio da empresa contratada desde a entrada da demanda até a etapa de pagamento, procedimento este que até então era realizado por meio de processo licitatório”, explicou.

O fluxograma é dividido em cinco etapas de realização de tarefas: 1. Identificação da necessidade de material via empresa; 2. Preparação da documentação, inclusive orçamentação, para aquisição de material; 3. Aquisição do material; 4. Recebimento do material; e 5. Pagamento do material adquirido. Em cada uma das etapas descritas, as tarefas foram distribuídas e atribuídas às pessoas e unidades responsáveis.

Ainda de acordo com a gestora, a ação estruturante trouxe benefícios para a Dieng que, ao longo do desenvolvimento de cada etapa necessária para a elaboração do fluxograma, promoveu discussões para o aprimoramento, otimização e elucidação de toda a atividade desenvolvida, como por exemplo: a identificação das áreas envolvidas; a possibilidade de revisão das etapas; o estabelecimento de prazos mais realistas; melhor sistematização e consequente agilidade no atendimento da demanda; a economia de papel com a inserção dos formulários no Sistema Eletrônico de Informações (SEI); a economia de mão de obra ao evitar o retrabalho e maior interação entre as partes envolvidas.

Rosana falou, também, sobre mais benefícios que a criação do fluxograma trará para a Corte: “para o Tribunal o ganho será maior clareza e transparência no processo de aquisição de material, bem como a otimização de recursos humanos e material. Com isso, o usuário poderá contar com maior agilidade no atendimento da demanda”.

RF

Assessoria de Comunicação Social
Tribunal Regional Federal da 1ª Região