Nesta quinta-feira, dia 22 de maio, a diretora de Gestão do Conhecimento e gestora do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) do TRF da 4.ª Região, Patrícia Valentina Ribeiro Santana Garcia, apresentou o sistema desenvolvido para gestão documental aos diretores do TRF da 1.ª Região. A ação foi uma iniciativa da comissão instituída pelo TRF1 para estudar, avaliar e propor um sistema de processo administrativo digital a ser adotado pela Justiça Federal da 1.ª Região.

Patrícia Valentina disse que a ferramenta foi criada em 2009, diante da necessidade de melhor organizar os documentos e informações no TRF4, bem como agilizar o trâmite dos processos nas diferentes unidades do Tribunal. “Na nossa vida administrativa é assim, às vezes a gente encontra sistemas privados prontos, mas que não têm muita funcionalidade para as nossas necessidades. Com o SEI, o trabalho ficou mais seguro, pois fica tudo registrado, além de não permitir que documentos sejam colocados na ‘gaveta’. No sistema, um processo pode tramitar em mais de uma unidade ao mesmo tempo, então ele nunca para e seu trâmite é mais rápido”, destacou Patrícia.

A ferramenta, que também pode ser utilizada em celulares e em tablets, permite, entre outras funcionalidades, a fácil visualização de todos os documentos e processos que estão em tramitação nas diferentes unidades do órgão. Para facilitar o acompanhamento e a gestão, há ícones de controle que identificam se o processo já foi recebido, se tem retorno programado para determinada unidade, além de sua identificação por tipo e assunto. O sistema também emite avisos quando novos documentos são publicados ou criados e destaca os documentos prioritários. Há também como distribuir os processos para que fiquem sob a responsabilidade de determinado usuário, por meio da mesa virtual. O SEI também atende às disposições da Lei de Acesso à Informação (LAI), pois permite, por exemplo, a classificação dos processos públicos ou sigilosos, sendo estes divididos em ultra-secretos, secretos e restritos, com credenciais e senhas que permitem o acesso somente àquelas unidades que necessitam analisar o processo.

O SEI já foi cedido para diversos órgãos de todas as esferas de poder pelo País, como Superior Tribunal Militar (STM), Defensoria Pública-Geral da União (DPGU), o Tribunal de Justiça do Tocantins (TJTO), a Prefeitura de Porto Alegre/RS e o Tribunal Regional Federal da 3.ª Região, além do Governo Federal. O Conselho da Justiça Federal (CJF) também utilizará a gestão estratégica do sistema em toda a Justiça Federal. “As pessoas foram conhecendo o sistema e pedindo para utilizá-lo. Então, a gente percebeu que ele não é útil só para o Judiciário. Mas, nós não passamos apenas o conhecimento e estamos sempre em contato com quem o utiliza; então, tem gente em todo o Brasil que pode dar suporte ao SEI. Nós também já montamos uma equipe para ensinar os usuários a programar o sistema”, explicou Patrícia. O TRF da 4.ª Região faz a cessão do software gratuitamente, porém estabelece critérios para que o sistema seja utilizado apenas por entidades públicas sem fins lucrativos.

A coordenadora da comissão, responsável pela avaliação dos sistemas, Nilda Aparecida Alves, considera o SEI um bom sistema para gestão administrativa, por trazer ferramentas de acompanhamento de prazos e processos, além de possibilitar a visualização e o trabalho nos documentos de forma simultânea. Porém, ela destaca que outros sistemas serão conhecidos e avaliados: “Já conhecemos o e-Sisad, aqui do TRF1, e amanhã vamos conhecer o Siga-Doc, criado pelo TRF da 2.ª Região e já utilizado por outros órgãos. Ao final da avaliação, apresentaremos à Diretoria-Geral um relatório com as vantagens e desvantagens de cada um, o custo de implantação e compatibilidade com o que já temos e, então, apontaremos o mais indicado para implantação”, explicou Nilda.

A comissão tem o prazo de 30 dias, a contar na sua instituição, no dia 13 de maio, para concluir os estudos e apresentar o relatório indicando o sistema que melhor atenda às necessidades da Justiça Federal da 1.ª Região.

A comissão no TRF1 - para seguir o direcionamento adotado pelo Conselho da Justiça Federal (CJF) para a modernização da gestão e automatização dos serviços, bem como para enfrentar o crescimento da demanda e atenuar a sobrecarga de trabalho, o TRF1 instituiu, por meio da Portaria Diges/Secge 363, publicada no dia 13 de maio, a comissão responsável por estudar e avaliar um novo sistema de processo administrativo para a Justiça Federal da 1.ª Região.

Coordenada pela gestora do Sistema de Gerenciamento e Controle de Documentos e Processos Administrativos (e-Sisad), Nilda Aparecida Alves, essa comissão é composta por outros cinco integrantes: Lúcia Beatriz de Mendonça Sá (Secge); Thiago Mota de Santana (Secin); Solange Maria de Oliveira Chagas de Souza (Gabinete da Diretoria-Geral); Iracema da Costa Araújo (Secad/PA); e Juliana de Freitas Prevelato (Nucre/DF).

O objetivo do grupo é promover a modernização da Primeira Região e, para tanto, busca conhecer e avaliar os sistemas informatizados de gestão de documentos utilizados pelos demais órgãos do Poder Judiciário.

TS

Assessoria de Comunicação Social

Tribunal Regional Federal da 1.ª Região