Diversas áreas de conhecimento do Tribunal Regional Federal da 1ª Região participaram do projeto de digitalização do Acervo Judicial da Corte desde a sua concepção.

Ainda no seu escopo, em 2018, um trabalho conjunto entre unidades de distribuição e processamento, normatização, tecnologia da informação, processamento e estatística, realizou estudos acerca das condições, das etapas e dos mecanismos essenciais para iniciar os procedimentos de digitalização, além de avaliarem a capacidade dos sistemas eletrônicos para receberem os processos digitais. As unidades envolvidas no projeto de digitalização também pensaram e desenvolveram soluções em Inteligência Artificial integrado ao PJe (o e-Migrador) que foram úteis à realização de todo o processo.

Posteriormente aos estudos e à normatização feita pela comissão deliberativa, a Portaria Presi 8052566 estabeleceu o fluxo de trabalho da digitalização. Em resumo, o processo continua o mesmo, começando pelo gabinete, que separa e organiza os processos em lotes, gera uma guia e entrega os lotes à Asfaj (anteriormente esta fase do trabalho era desempenhada pela extinta Secretaria de Análise, Regularidade Processual e Jurisprudência - Secar). Esta, por sua vez, confere as guias e transfere os volumes à empresa contratada, responde pela transformação dos autos de papel em digitais. A íntegra desse fluxo de trabalho pode ser conferida no despacho TRF1-Asfaj 10569139, no SEI.

Aprimorando os processos de trabalho - Em setembro de 2019, uma mudança crucial aconteceu no projeto de digitalização do TRF1. Antes chamado de “Digitalização do Acervo Judicial do TRF1”, o projeto passou a ser denominado “Transformação Digital do TRF1”. Essa mudança ensejou outra, de comportamento e envolvimento das pessoas implicadas com o processo de digitalização.

Segundo consta do processo SEI do projeto (0001056-95.2019.4.01.8000), a alteração foi solicitada pela antiga gestora do projeto e diretora da Secretaria Judiciária (Secju) à época da sua implantação, Gisele Metello de Mattos, que justificou a mudança: “entendemos que a nova denominação é bem mais abrangente e adequada, tendo em vista que o nome proposto demonstra, por si só, a ideia de grandes mudanças que a digitalização de todo o acervo físico em tramitação no Tribunal trará nas rotinas de trabalho diárias do TRF1, e na vida de todos aqueles que se relacionam de alguma forma com os processos que aqui estão”.

Uma mudança puxa a outra e foi assim que aconteceu. Segundo o chefe da Asfaj e atual gestor do projeto de Transformação Digital do TRF1, José Roberto Pimenta Ferretti da Costa, “os processos e as etapas de trabalho continuaram os mesmos ao longo desses dois anos, mas hoje contamos com os fluxos de trabalho mapeados, aprimorados e delimitados no processo SEI, o que nos possibilita compartilhar tais processos e as Boas Práticas adquiridas com ele ao longo do tempo”, explicou o gestor.
Ferretti é responsável pela unidade desde abril de 2020 e recebeu a incumbência de tocar as 2ª e 3ª fases do projeto.

Pensando em organizar os processos de trabalho e em como compartilhar as Boas Práticas, a Asfaj fez um mapeamento dos processos da digitalização e da migração para o PJe. Depois desse mapeamento, foi possível identificar os erros de execução que atrapalhavam o fluxo de trabalho e corrigi-los. “A delimitação de grupos de trabalho específicos organizou esse fluxo, permitindo maior entrosamento entre as equipes, inclusive em turnos diferentes de trabalho”, comemora o diretor da Asfaj.

Todo o fluxo, com um checklist, e as Boas Práticas para a remessa de autos físicos à Digitalização foi delimitado no documento SEI 11226486.

A evolução dos processos de trabalho, ao longo desses dois anos de digitalização, e o compartilhamento de informações a partir de procedimentos aprimorados deram o gás necessário às grandes mudanças que a digitalização de todo o acervo físico vem trazendo às rotinas de trabalho do TRF1.

Transformação digital - Esta é segunda reportagem da série produzida pela Assessoria de Comunicação Social (Ascom) do TRF1 em celebração aos dois anos de início do projeto de digitalização no Tribunal. Acompanhe nos próximos dias quais as mudanças, os resultados atingidos e o que ainda falta fazer no projeto de digitalização TRF1.

RF

Assessoria de Comunicação Social
Tribunal Regional Federal da 1ª Região