Em fevereiro de 2019, o Tribunal Regional Federal da 1ª Região (TRF1) iniciava a digitalização do acervo dos autos físicos da Corte. Um projeto histórico desenvolvido a partir da construção coletiva de magistrados, servidores e colaboradores do Tribunal, que, reunidos, foram responsáveis por criar um novo processo de trabalho e a posterior migração deles para o Processo Judicial Eletrônico (PJe).

De lá para cá, o projeto, que se chamava “Digitalização do Acervo Judicial do TRF1”, foi indispensável para que os autos que tramitavam em meios físicos passassem a tramitar, após a migração, num sistema eletrônico único, o PJe, mantendo a numeração, a integridade, a inteligibilidade e a continuidade física e cronológica do conteúdo dos processos físicos. Porém, após dois anos de iniciados os trabalhos, muitos outros benefícios foram constatados.

Histórico - Ainda em 2018, o TRF1 instituiu uma comissão deliberativa, composta por magistrados e servidores, além de um grupo de trabalho com servidores que atuavam nas áreas de distribuição e processamento, normatização, tecnologia da informação, processamento e estatística.

Esse grupo, durante meses, realizou estudos acerca das condições, etapas e mecanismos essenciais para os procedimentos necessários à digitalização dos autos físicos. Eles também avaliaram a capacidade dos sistemas eletrônicos existentes para receberem uma grande quantidade de novos autos que seriam inseridos no PJe. Após esses estudos, a comissão deliberativa pôde estabelecer as normas, as rotinas e os fluxos que seriam seguidos no processo de digitalização.

Com uma abrangência continental (AC, AM, AP, BA, DF, GO, MA, MG, MT, PA, PI, RO, RR e TO), esperava-se que o TRF1 produzisse números igualmente grandiosos. E assim foi. Em 31 de janeiro de 2021, mais de 221.845 mil autos físicos já estavam digitalizados, de um total de 273.845, e 54.433 processos já estavam migrados para o PJe.

Em percentuais, a quantidade de autos já digitalizados representa 81,01% do total a ser feito na Corte, restando apenas 18,99%, isto é, 52 mil autos físicos a serem digitalizados até o final de 2021, para cumprir, até dezembro, o cronograma do projeto de digitalização do TRF1 em 100%.
Atualmente, a “Transformação Digital do TRF1” - novo nome do projeto de digitalização - faz parte do Plano de Ação do Tribunal que, em sua primeira fase, previa digitalizar até 20% do acervo até o final de 2019. Essa estimativa foi superada e alcançou um percentual de execução de 150%, com a digitalização de 30 mil autos físicos ainda em 2019.

Desafios - Em 2020, já em plena pandemia de Covid-19, o TRF1 interrompeu a digitalização por motivos de prevenção ao contágio durante dois meses. Retomada, com o devido protocolo sanitário, a digitalização não só conseguiu recuperar o tempo perdido, como também, a exemplo do ano anterior, superou o previsto, que era alcançar 40% dos autos físicos da Corte digitalizados.

A Assessoria de Projetos e Fomento à Atividade Judicial (Asfaj), que substituiu a extinta Secretaria de Análise, Regularidade Processual e Jurisprudência (Secar) e se tornou a nova unidade responsável pela digitalização, assumiu a fase 2 e 3 do projeto, e executou 43,58%, isto é 3,58% a mais que o esperado.

Segundo Adriana Saraiva Ferreira, atual gerente do projeto, “no primeiro ano, tivemos muitos desafios, considerando que não foi fácil elaborar e executar um novo processo de trabalho, como foi o caso deste. Porém, no decorrer do tempo, à medida que surgiam as inconsistências nos procedimentos de digitalização e migração dos processos, os ajustes foram realizados em total harmonia e colaboração pelas unidades envolvidas”. A servidora foi, também, gestora do contrato de digitalização junto à empresa contratada (Brascomp) à época do início do projeto, em 2019.

A parceria e colaboração de todas as unidades envolvidas na Transformação Digital do TRF1 nortearam todo o trabalho desde o início. Isso foi fundamental para, ao abrir das portas de 2021, mais exatamente até o dia 31 de janeiro, a Asfaj já contabilizar uma execução de 12,92% do estimado para este ano. Isto quer dizer que resta, até dezembro, apenas 6,07% de autos a serem digitalizados para a conclusão do projeto.

Este movimento de cooperação entre as unidades envolvidas é, também, o que torna possível adotar as atuais medidas de segurança sanitária impostas pela pandemia do novo coronavírus.

De Acordo com Adriana, “para o Tribunal, a conclusão da digitalização dos processos é uma medida de segurança para as atividades presenciais, diante da necessidade de reduzir a movimentação pessoas circulando nas dependências do órgão”.

Ao longo desses dois anos, novos processos de trabalho foram desenvolvidos. O trabalho que demandava esforço físico, com o manuseio de pilhas de papéis e transporte de volumes entre prédios e gabinetes, está se tornando mais cognitivo ao passo que a digitalização dos autos físicos avança; softwares de Inteligência Artificial foram criados e integrados ao PJe. Com isso, o principal beneficiado foi o cidadão, que agora pode contar com mais celeridade na tramitação dos processos e transparência processual.

Transformação digital - Esta é a primeira reportagem da série produzida pela Assessoria de Comunicação Social (Ascom) do TRF1 em celebração aos dois anos de início do projeto de digitalização no Tribunal. Acompanhe, nos próximos dias, as mudanças ocasionadas, os resultados atingidos e o que ainda falta fazer no projeto de digitalização TRF1.

RF

Assessoria de Comunicação Social
Tribunal Regional Federal da 1ª Região