Em 2017 foi criada a Política de Gestão de Riscos da Justiça Federal e sua regulamentação na Justiça Federal da 1ª Região.
Assim relatamos na prestação de contas anual:
5.5 Gestão de Riscos e Controles Internos - páginas 208 a 212
A gestão de riscos na Justiça Federal da 1ª Região adota um modelo descentralizado, em que o Tribunal e cada uma das 14 seções judiciárias, com suas 82 subseções vinculadas, são responsáveis pelo gerenciamento dos riscos de processos de trabalho e de iniciativas estratégicas locais, sob a égide dos comitês seccionais de gestão de riscos e o monitoramento do Comitê Regional de Gestão de Riscos.
Por essa razão, para a construção deste item do Relatório de Gestão, foi elaborado e enviado a cada órgão da 1ª Região um questionário de avaliação da gestão de riscos, com informações sobre os principais controles internos adotados e as principais ações desenvolvidas em 2017, formais ou informais, além dos principais riscos identificados.
Sobre a gestão de riscos, registre-se que, apenas em 2017, o CJF instituiu a Política de Gestão de Riscos da Justiça Federal (Resolução CJF 447/2017), ocasião em que o TRF 1ª Região adotou o modelo definido pela Resolução Presi 34/2017 - TRF1 para ser implantado no Tribunal e nas seções e subseções judiciárias até dezembro de 2018.
Ainda em 2017, o Tribunal providenciou treinamento presencial de 20 horas para 66 servidores do Tribunal e 33 servidores das 14 seções judiciárias, ministrado por servidores especialistas da Controladoria-Geral da União, e, no primeiro trimestre de 2018, será finalizado, em conjunto com as unidades do Tribunal e das seccionais, um manual de operacionalização de gerenciamento de riscos.
Todavia, o fato de não ter ainda esse modelo implantado formalmente não significa que não havia gestão de riscos e controles internos na 1ª Região da Justiça Federal. O modelo que será implantado em 2018 sistematizará e formalizará uma série de ações e práticas que já vinham sendo adotadas, ainda que intuitiva ou informalmente, padronizando e difundindo o gerenciamento de riscos como atividade inerente ao trabalho de todos os gestores e responsáveis por processos de trabalho e por iniciativas estratégicas.
Assim, para o Relatório de Gestão do exercício de 2017, serão relatados os mecanismos de gestão de riscos e controles internos já adotados na 1ª Região, previamente à Resolução Presi 34/2017 do TRF 1ª Região, como forma de se assegurar a conformidade da gestão e de se garantir o alcance dos objetivos planejados, ainda que esses mecanismos não fizessem parte de um modelo de gestão específico e padronizado.
Os principais sistemas adotados pela 1ª Região — Processo Judicial Eletrônico (PJe) e Sistema Eletrônico De Informação (SEI) — possuem recursos próprios de controle e permitem resgatar informações sobre quem gerou ou assinou documentos e quem movimentou processos. Há também mecanismos de acesso por login e senha e ainda de assinatura eletrônica.
Da mesma forma, os sistemas de gestão de pessoas (SARH), de aquisição e controle de bens e serviços (Sicam), de gestão do orçamento da 1ª Região (e-Orçamento), de solicitações e controles de serviços de TI (e-Sosti) e de transportes (Sistra), de controle de entrada e saída de pessoas e de bens (Portaria) e de atendimento a usuários (Siate) de vários serviços, como material e patrimônio, copa e limpeza, engenharia, serviços gráficos e taquigráficos, controle interno etc, entre outros, possibilitam controle e gestão em toda a 1ª Região.
De forma geral, os gestores e servidores das unidades do Tribunal e das seções e subseções judiciárias reconhecem a existência de riscos inerentes às atividades cotidianas e adotam controles internos específicos relacionados às atividades que desenvolvem. Por meio dos questionários acima referidos, foram identificados e registrados atividades e controles internos formais importantes no gerenciamento de riscos, tais como: ¿ a Secretaria de Administração do Tribunal encerrou em 2017 o projeto estratégico “Gestão de Riscos nas Compras Governamentais”. Foi realizado mapeamento do processo de compras e elaborada uma matriz de riscos, na qual foram registradas as fraquezas observadas em cada uma das etapas, identificados e avaliados os riscos a elas associados e propostas ações de tratamento para os riscos tidos por mais relevantes. A partir das propostas de tratamento, foram desenvolvidos alguns documentos e formulários de checklist que, juntamente com o Manual de Gerenciamento de Riscos nos Processos de Contratações, estão em fase de aprovação;
* a Secretaria de Administração do Tribunal adota formulários matriciais de gestão de riscos no projeto de construção da nova sede, que são aplicados levando-se em conta a probabilidade de ocorrência do risco e de seus possíveis impactos, com a definição de causas, efeitos e ações mitigadoras. O Plano de Gerenciamento de Riscos da Comissão de Gestão de Projetos da Obra de Construção da Nova Sede teve sua elaboração iniciada no segundo semestre de 2015, e as primeiras matrizes de risco foram apresentadas em fevereiro de 2017;
* a Secretaria de Governança, Gestão Estratégica e Inovação monitora a execução do Plano Estratégico da Justiça Federal e os indicadores estratégicos e planos de ação operacionais dele derivados, bem como elabora manuais e cartilhas, regulamenta atividades e atualiza instruções normativas;
* a Divisão de Gestão da Informação e Biblioteca – Digib realiza o acompanhamento normativo diário e envia, semanalmente, aos e-mails de todos os servidores e magistrados da 1ª Região o informativo Alerta Digib, contendo as ementas e os links para leis e atos normativos, súmulas e editais, entre outros dispositivos dos três poderes que tenham relação com as atividades desenvolvidas pelo TRF 1ª Região;
* a Secretaria de Auditoria Interna elabora e segue planos de auditoria e realiza auditorias alinhadas aos macrodesafios do Poder Judiciário e ao planejamento estratégico;
* a Secretaria de Tecnologia da Informação adota a metodologia do MCTI/JF (Resoluções CNJ 182/2013 e CJF 279/2013), que propicia uma gestão mais efetiva de todos os procedimentos de planejamento de contratações, por meio de formulários e atividades inerentes à metodologia de gestão de riscos, aplicados e utilizados nos termos recomendados pelas normas vigentes;
* a Secretaria de Gestão de Pessoas elabora e segue programas de treinamento e desenvolvimento de líderes e adota sistema de avaliação de desempenho;
* a SJMA criou, em julho/2017, o Serviço de Controladoria (Portaria Diref 60/2017), responsável pela conformidade dos registros de gestão da seccional, especificamente as análises/conferências diárias dos lançamentos e documentos contábeis gerados no Siafi;
* a SJBA debateu o tema “gestão de riscos”, quando realizou o evento "Diálogos de Gestão", para diretores de núcleo e supervisores da área administrativa, com a participação de diretores de varas como convidados;
* a SJMT realizou o treinamento “Capacitação, Formação e Atualização de Gestores e Fiscais de Contratos”, com ênfase na gestão de riscos, como instrumento de melhoria do desempenho da Administração Pública na gestão e fiscalização de seus contratos administrativos — abordagem conforme os preceitos da IN MPOG 5/2017;
* a SJMG promoveu uma reestruturação administrativa que proporcionou maior especialização das unidades, citando especialmente a transformação do Núcleo de Controle Interno em Núcleo de Auditoria Interna – Nuaud.
Destacam-se, ainda, os seguintes projetos em andamento constantes da Carteira de Iniciativas Estratégicas da 1ª Região:
* expansão e melhoria do Sistema e-Orçamento;
* mapeamento de boas práticas dos processos críticos nos JEFs e nas TRs para padronização e melhoria no processamento dos feitos;
* distribuição eficaz de servidores, de cargos em comissão e de funções de confiança no âmbito da Justiça Federal da 1ª Região.
Também são registradas muitas práticas intuitivas e não padronizadas de gerenciamento de riscos em todas as unidades do Tribunal e das suas seções e subseções judiciárias, como:
* mapeamentos de processos de trabalho;
* segregação de funções em processos críticos de trabalho;
* gerenciamento de riscos em processos licitatórios, em conformidade com a IN/MPOG 5/2017;
* elaboração de relatórios e avaliação periódica de resultados;
* adoção de rotinas de conferência e revisão de decisões, informações e atos por outro colega que não os tenha elaborado, como segunda leitura e análise;
* elaboração de planilhas para controle de informações de pessoal, informações orçamentárias e financeiras e específicas de cada unidade;
* envio de e-mails automáticos, por sistemas eletrônicos, divulgando resultados de cumprimento de metas e prazos-limite para procedimentos de pessoal;
* aplicação de matriz GUT para priorização de ações e não interrupção de serviços e atividades;
* realização de reuniões e brainstorms para discutir ações relacionadas aos processos de trabalho, incluindo análise dos riscos inerentes;
* aplicação de formulários para mapeamento de necessidades relacionadas à capacitação e ao clima organizacional, em que são aferidos pontos de vulnerabilidade e de melhoria nos processos de trabalho.
A SJAC relata que, em 2018, implantará programa de acompanhamento das demandas oriundas das unidades, em que serão registradas, com base no planejamento anual, necessidades, projetos, prazos para conclusão, fonte de recursos, fases dos processos e outros temas afins. Também vai destinar um sistema aos executores de contratos, que versará sobre prazos de vigência, informações sobre aditivos e penalidades, entre outros tópicos, de modo a facilitar o controle da gestão e acompanhamento da execução contratual.
A avaliação da qualidade e suficiência dos sistemas de controle interno implantados pelos gestores do Tribunal compete à Secretaria de Auditoria Interna, que a desenvolve por meio da realização de auditorias e do acompanhamento da gestão, bem como da análise e verificação dos processos administrativos. Em 2017, as auditorias realizadas e as análises feitas durante o acompanhamento da gestão avaliaram criticamente os controles internos empregados pelos gestores, quanto à implementação e à suficiência dos controles adotados para mitigar os riscos inerentes a cada atividade. Os resultados das avaliações da Secretaria de Auditoria Interna – Secau foram apresentados aos gestores por meio da emissão de informações, recomendações, respostas a consultas feitas pelos ordenadores de despesas, bem como relatórios de auditoria expedidos pela Secretaria .
Em 2017, os principais riscos identificados pelas unidades da 1ª Região são eventos que ameaçam os seus objetivos estratégicos ou a qualidade do funcionamento dos seus controles internos administrativos. Os mais citados envolvem os seguintes temas:
* nível incipiente no desenvolvimento da cultura de gestão de riscos nas áreas fim e meio da instituição;
* fragilidades em processos de trabalho originadas pela insuficiência de participação de servidores em cursos de capacitação técnica específica devido à restrição de recursos orçamentários;
* insuficiência de referenciais metodológicos para o desenvolvimento das atividades;
* fragilidade na gestão e retenção do conhecimento em decorrência da rotatividade e redução da força de trabalho proveniente de aposentadorias;
* quadro de pessoal defasado e insuficiente;
* elevado índice de absenteísmo, devido ao adoecimento da força de trabalho.
Foram também identificados riscos relativos à confiabilidade das informações, como os relacionados à perda e divulgação indevida de informações confidenciais; à alteração de dados de forma não autorizada, inesperada ou não intencionada; às invasões de vírus nos equipamentos e ao não funcionamento dos sistemas administrativos e judiciais por queda de energia e/ou queda ou rompimento da fibra do link de conexão.
Quanto aos riscos relacionados aos processos de trabalho, foram citados aqueles relacionados à interrupção total ou parcial nas atividades das unidades, decorrente de desconhecimento das normas ou rotinas, e também o risco de perda de conhecimento organizacional pela atuação de numerosos colaboradores externos. Ainda podem ser citados como riscos levantados pelas unidades da 1ª Região a baixa padronização de procedimentos e a falta de integração entre os diversos sistemas eletrônicos, o que pode gerar duplicidade de informações e retrabalho.
Mais voltado ao aspecto orçamentário, foram identificados riscos relativos à contratação de serviços — principalmente relativos a obras — que demanda procedimentos que ultrapassam um exercício financeiro. Registre-se que a EC 95/2016 tem constituído um entrave para que ocorra a contratação, a execução e o pagamento dentro do mesmo exercício. Em 2017, muitas necessidades deixaram de ser atendidas pelo fato de não ser possível a execução financeira no mesmo exercício e para não onerar o orçamento de 2018 com restos a pagar, sobrando limite de gasto e dotação.
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