Dispõe sobre os procedimentos relativos ao sistema de telefonia fixa e móvel, bem como regulamenta o uso da tecnologia VoIP, no âmbito da Justiça Federal da 1ª Região.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 1ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais, e tendo em vista o que consta dos autos do Processo Administrativo 9.356/2007 - TRF1,

a) a necessidade de normatizar os procedimentos relativos à utilização e ao controle do sistema de telefonia fixa e móvel no âmbito da Justiça Federal da 1ª Região com vistas à racionalização das despesas e o melhor gerenciamento dos recursos de telefonia;

b) a necessidade de regulamentar o uso da tecnologia VoIP na Justiça Federal da 1ª Região, conforme estudo apresentado pela Comissão criada pela Portaria/Diges/Cenag 101 de 03/03/2011;

c) a necessidade de tratar igualmente os usuários de telefonia móvel que desempenham cargo de representação;

d) a necessidade de unificar os regulamentos do Tribunal e das Seções Judiciárias,

Art. 1º Integram o sistema de telefonia da Justiça Federal da 1ª Região:

I - rede de telefonia fixa;

II - rede de telefonia móvel.

Parágrafo único. Os serviços de telefonia móvel compreendem linha e aparelho fornecidos pelo órgão ou linha e aparelho de propriedade do usuário.

Art. 2º São responsáveis pelo uso adequado do sistema de telefonia:

I - Dirigentes de unidades administrativas do Tribunal e das Seções Judiciárias até o nível de Núcleo, e Chefes de Gabinete, no Tribunal, e Diretores de Secretaria de Vara, nas Seccionais, para os aparelhos e linhas telefônicas fixas (diretas e ramais) instalados nas respectivas unidades;

II - usuários de equipamentos e serviços telefônicos móveis fornecidos e/ou custeados pelo Tribunal ou pelas Seções Judiciárias.

Art. 3º Compete aos responsáveis mencionados no artigo 2º:

I - administrar diligentemente, nas respectivas unidades, a distribuição eficiente de ramais e de suas configurações (liberações e bloqueios de ligações interurbanas e/ou destinadas a linhas móveis), de modo a favorecer a contenção de despesas;

II - orientar e zelar pelo uso econômico das linhas, para evitar ligações prolongadas ou desnecessárias, com preferência às comunicações entre linhas fixas;

III - responsabilizar-se pela guarda e conservação dos aparelhos telefônicos.

Art. 4º É vedada a utilização das linhas telefônicas para:

I - ligações interurbanas e internacionais, para telefones móveis ou fixos, em caráter particular;

II - ligações locais para telefones móveis em caráter particular;

III - ligações internacionais a serviço, exceto quando autorizadas pelo Presidente do Tribunal;

IV - utilização de pacote de dados;

V - acesso aos serviços 102, 130, 131, 132, 134, 139 e afins, bem como os prestados pelos prefixos 300 e 900;

VI - recebimento de mensagens e ligações telefônicas a cobrar;

VII - chamadas por meio de códigos de operadoras não contratadas.

§ 1º Em caso de necessidade, e quando estiver fora da sede, o usuário de linha móvel poderá utilizar o serviço 102.

§ 2º No caso do item VII, excetuam-se os casos de utilização de outras operadoras quando o magistrado ou servidor se deslocar para região onde as operadoras contratadas não atuam.

Art. 5º Integram a rede de telefonia fixa:

a) central telefônica e ramais DDR;

b) linha direta;

c) ramais VoIP/ Central VoIP;

d) fac-símile;

e) telex;

f) equipamentos similares.

Art. 6º A quantidade de ramais, de aparelhos telefônicos digitais e de aparelhos VoIP será limitada à sua disponibilidade no órgão e é uniforme por gabinete ou vara federal.

Parágrafo único. A distribuição de ramais ficará limitada aos quantitativos fixados pela Administração.

Art. 7º A utilização de linhas telefônicas diretas é restrita aos Desembargadores Federais, ao Diretor-Geral da Secretaria e ao Secretário-Geral da Presidência, podendo haver autorização do Diretor-Geral para casos excepcionais.

§ 1º. No Tribunal, os aparelhos e linhas de telefonia fixa direta utilizados por usuários não especificados no caput deste artigo serão recolhidos pela Administração, exceto nos casos de impossibilidade de substituição por ramal telefônico.

§ 2º Nas Seções Judiciárias compete ao Diretor do Foro definir os usuários de linhas telefônicas diretas, conforme a disponibilidade no órgão.

Art. 8º As solicitações de instalação ou alterações de configuração de ramais devem ser encaminhadas à Divisão de Engenharia - Dieng ou à área correlata da Seção Judiciária, para análise e deliberação, mediante memorando do responsável, conforme artigo 2º, inciso I, desta Portaria, com a devida justificativa.

Parágrafo único. O bloqueio e desbloqueio de aparelhos fixos para realização de ligações para aparelhos móveis e chamadas interurbanas serão realizados por meio de senhas disponibilizadas aos dirigentes das unidades.

Art. 9º. As solicitações de ramais, pelas unidades administrativas, deverão ser formalmente encaminhadas pelo Dirigente à Dieng ou à área correlata da Seção Judiciária, por meio de memorando.

Art. 10. A operacionalização do sistema VoIP no Tribunal e nas Seções Judiciárias obedecerá às seguintes regras:

I - as áreas de telefonia das unidades de destino das ligações (responsáveis pelo pagamento das despesas) deverão emitir relatórios trimestrais, com valores mês a mês, do custo de telefonia, onde serão discriminadas as ligações locais e interurbanas;

II - a fatura telefônica será atestada, mensalmente, pelo responsável da área de telefonia das unidades responsáveis pelo pagamento das despesas (destinatárias das ligações);

III - as unidades que originaram as ligações deverão atestar, nos relatórios recebidos trimestralmente, as despesas com ligações a serviço, ouvido, quando for o caso, o responsável pela ligação;

IV - o ressarcimento da ligação realizada em caráter particular deverá ser feito pelo usuário que a efetuou, com recolhimento do valor, por meio de Guia de Recolhimento da União - GRU, e envio do comprovante de pagamento para a área de telefonia da unidade responsável pelo pagamento da despesa (destinatária das ligações);

V - a Secretaria de Tecnologia da Informação - Secin criará endereço de e-mail específico para o Tribunal e as Seções ou Subseções Judiciárias para o trânsito das notas e GRUs que tratam este artigo, nos seguintes moldes: “telefonia. (sigla do estado)@trf1.jus.br”;

VI - Não haverá compensação do custo gerado pelas ligações provenientes do sistema VoIP entre o Tribunal, as Seções e Subseções Judiciárias da 1ª Região.

Parágrafo único. As Seções e Subseções Judiciárias da 1ª Região não poderão bloquear nenhuma ligação efetuada pelo sistema VoiP oriunda da Primeira Região.

Art. 11. A instalação de linhas telefônicas fixas ficará restrita às dependências do Tribunal e das Seções Judiciárias.

Art. 12. Os equipamentos de telefonia fixa são objeto de controle patrimonial.

Art. 13. Estão autorizados a utilizar linhas e aparelhos telefônicos móveis fornecidos pelo Tribunal:

I - o Presidente, o Vice-Presidente, o Corregedor Regional, o Coordenador dos Juizados Especiais Federais, o Diretor da Escola de Magistratura Federal e o Coordenador do Sistema de Conciliação da Justiça Federal da 1ª Região - SistCon;

II - Desembargadores Federais;

III - os Juízes Federais convocados e em substituição;

IV - o Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal;

V - o Secretário-Geral da Presidência;

VI - os Plantonistas, judicial e administrativo.

§ 1º Os telefones móveis de que trata o caput, de uso exclusivo a serviço, terão limites de gastos no valor de R$ 300,00 (trezentos reais), exceto para os usuários contemplados no inciso I, para os quais não há limite de gastos.

§ 2º Deverá ser ressarcido, por meio de GRU, o valor de ligações não autorizadas, mencionadas no artigo 4º, ou o que ultrapassar o limite estipulado no § 1º deste artigo.

§ 3º Caso o usuário não faça o ressarcimento do valor gasto a maior descrito no § 2º deste artigo no prazo máximo de 30 dias após a notificação pela área de telefonia, a linha será automaticamente bloqueada.

§ 4º Não se aplica aos usuários de que trata o inciso I a vedação para realização de ligações internacionais constante no inciso III do art. 4º, ficando autorizado, em caráter excepcional, o desbloqueio para ligações DDI em viagens internacionais, devendo ser observadas as demais vedações.

§ 5º Entende-se por plantão judicial aquele formado por magistrados e servidores para atender casos de comprovada urgência que não puderem ser atendidos no horário normal de expediente, abrangendo as seguintes áreas:

I - Secretaria Judiciária - Secju;

II - Assessoria de Recursos Especiais e Extraordinários - Asret.

§ 6º Entende-se por plantão administrativo aquele formado por servidores aptos a atender demandas emergenciais que não puderem ser atendidas no horário normal de expediente, abrangendo as seguintes áreas:

I - Secretaria de Tecnologia da Informação - Secin;

II - Divisão de Engenharia e Manutenção - Dieng;

III - Divisão de Segurança e Serviços Gerais - Diseg;

IV - Assessoria de Representação e Programação Social - Asrep;

V - Assessoria de Comunicação Social - Ascom;

VI - Escola de Magistratura Federal da Primeira Região - Esmaf.

§ 7º Cada usuário poderá utilizar apenas um aparelho móvel fornecido pelo Tribunal, salvo nos casos de plantão que, excepcionalmente, devidamente justificado, poderão solicitar à área de telefonia outro aparelho, totalizando, no máximo, dois aparelhos por área, condicionado à disponibilidade de aparelhos e ao valor global do contrato celebrado com a concessionária do serviço.

§ 8º Na hipótese de dano ou perda do aparelho móvel fornecido pelo Tribunal, deverá o usuário ressarcir o valor referente a aparelho novo de mesma marca e modelo, similar ou superior, no caso de não haver mais disponibilidade do mesmo aparelho no mercado.

Art. 14. A linha e aparelho de propriedade de Desembargadores Federais e Juízes Federais em substituição, ou convocados pelo Presidente, podem ser utilizados a serviço do Tribunal (exceto por aqueles que optarem pela modalidade prevista no art. 13), em regime de cotas e por meio de reembolso de valores, mediante apresentação de fatura da operadora, até o limite de R$ 300,00 (trezentos reais).

§ 1º Ficam excluídos do reembolso todos os valores atinentes à assinatura, encargos financeiros, fidelização e financiamento do aparelho, bem como quaisquer outros valores não diretamente relacionados com a prestação de serviços telefônicos que, porventura, estejam discriminados no documento fiscal, bem como as ligações previstas no artigo 4º.

§ 2ºOssaldos remanescentes, no caso de reembolso a menor, não serão cumulativos.

§ 3ºA linha deve estar, necessariamente, no nome do usuário.

Art. 15 As Seções Judiciárias podem disponibilizar aos Juízes Federais, Juízes Federais Substitutos e Plantonistas das Seções e Subseções Judiciárias da 1ª Região os serviços de telefonia móvel, nos termos do art. 13 e 14 desta Portaria, para uso exclusivo do serviço, desde que haja disponibilidade orçamentária própria e autorização prévia do Presidente do TRF da 1ª Região.

Parágrafo único. Os serviços de telefonia móvel de que trata este artigo terão seus valores limitados a R$ 200,00 (duzentos reais).

Art. 16. O Tribunal e as Seções Judiciárias não arcarão com quaisquer despesas de telefonia móvel no período de férias do usuário e licenças e afastamentos superiores a 30 dias.

§ 1º Caso o usuário utilize aparelho móvel do Tribunal ou da Seção Judiciária, deverá ressarcir os gastos efetuados no período de férias por meio de GRU.

§2º Mensalmente, a área de recursos humanos do Tribunal e das Seções Judiciárias deverão providenciar relatório dos magistrados e servidores em gozo de férias, a fim de subsidiar a área de telefonia no controle do uso de telefones móveis e fixos.

Art. 17. Os serviços de telefonia contemplados nos artigos 13, 14 e 15 desta Portaria deverão ser utilizados em caráter pessoal e intransferível, excetuando-se os de uso em plantão.

Art. 18. Os usuários não especificados no artigo 13 e que possuam aparelho móvel fornecido pelo Tribunal deverão devolvê-los à área de telefonia no prazo máximo de 30 dias após a publicação desta Portaria, período após o qual as respectivas linhas serão automaticamente canceladas.

Art. 19. Os interessados no reembolso de despesa com uso de aparelho móvel próprio a serviço, de acordo com a cota estabelecida no art. 14 supra referido, ou na cota estipulada pelo Diretor de Foro da respectiva Seção Judiciária, deverão solicitar, inicialmente, junto à Secretaria de Administração ou à área correlata da Seção Judiciária, autorização de reembolso, mediante encaminhamento de memorando, acompanhado da cópia da fatura;

Art. 20. O Tribunal e as Seções Judiciárias adotarão os seguintes procedimentos com vistas ao reembolso pelo uso de aparelho móvel próprio a serviço:

I - recebimento das solicitações pela Secad ou área correlata na Seccional, abertura de processo administrativo anual, especifico para cada solicitante, objetivando o reembolso das despesas;

II - encaminhamento dos autos à área responsável pela telefonia para exame e parecer sobre a conformidade dos documentos comprobatórios da despesa, instrução dos autos e posterior remessa à Secad ou à área correlata na Seccional com vistas ao pagamento, mediante depósito em conta corrente do interessado; ou indeferimento da despesa, o qual deverá ser informado ao solicitante;

Parágrafo único.O prazo, impreterível, para apresentaçãoda solicitação de reembolso junto à cópia do espelho da fatura encerra-se no último dia do mês subsequente à data de vencimento do documento fiscal.

Art. 21. Para a liquidação das despesas decorrentes da utilização dos serviços de telefonia, o gestor dos contratos encaminhará, mensalmente, as faturas telefônicas das linhas fixas e móveis aos responsáveis indicados nos artigos 2º, 13 e 15 desta Portaria, para que sejam conferidas, atestadas e devolvidas no prazo máximo de até 2 (dois) dias úteis de seu recebimento.

§ 1ºAs faturas atestadas serão acompanhadas, se for o caso, de solicitações de glosas sobre cobranças indevidas e de comprovantes de ressarcimento, por meio de GRU com o valor de ligações não autorizadas, conforme o artigo 4º supra, ou com o valor que ultrapasse os limites estipulados nesta norma.

§ 2ºO modelo de GRU e o link de acesso ao Tesouro Nacional encontram-se disponíveis na intranet em Formulários/GRU.

§ 3ºO descumprimento do prazo, o atesto incompleto ou o não recolhimento dos valores devidos ensejará bloqueio da linha móvel e fixa.

§ 4º O desbloqueio da linha será providenciado após cessarem as restrições referidas no §3º.

§ 5º Após o recebimento das faturas devidamente atestadas, o gestor dos contratos providenciará, tanto no caso da telefonia fixa como móvel, o arquivamento das mesmas para posterior verificação pelos órgãos de controle.

Art. 22. Compete à Central de Atendimento Telefônico do Tribunal atender e gerenciar as ligações telefônicas internas e externas diretamente encaminhadas às mesas de PABX.

§ 1º As ligações telefônicas internas e externas discadas diretamente aos números de destino desejados são distribuídas automaticamente pelo sistema de PABX, sem intervenção manual por parte de operadores.

§ 2º Aos operadores da Central de Atendimento Telefônico do Tribunal é vedado prestar informações que demandem a realização de pesquisas junto a serviços de busca ou listas telefônicas externas, bem como efetuar chamadas externas.

Art. 23. A área de telefonia do Tribunal e das Seções Judiciárias encarregar-se-ão de adequar a rede de telefonia fixa aos preceitos desta Portaria.

Art. 24. Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral da Secretaria ou pelo Diretor do Foro, conforme o caso.

Art. 25. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando a Portaria/Presi 600-215 de 29 de junho de 2009 e a Portaria/Presi/Cenag 461 de 11 de novembro de 2011.