TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 1ª REGIÃO

PORTARIA PRESI - 8052566

Regulamenta a digitalização dos processos físicos em tramitação no Tribunal Regional Federal da 1ª Região e sua inserção no Sistema Processual Eletrônico - PJe.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 1ª REGIÃO , no uso de suas atribuições legais e tendo em vista o que consta do PAe/SEI 0008799-93.2018.4.01.8000,

CONSIDERANDO:

a) que o artigo 1º da Lei 11.419, de 19 de dezembro de 2006, autoriza o uso de meio eletrônico na tramitação de processos judiciais, comunicação de atos e transmissão de peças processuais;

b) a Resolução CNJ 185, de 18 de dezembro de 2013, que reconhece a necessidade de racionalização do uso dos recursos orçamentários pelos órgãos do Poder Judiciário e os benefícios advindos da substituição do meio físico pelo meio eletrônico na tramitação de processos, como instrumento de celeridade e qualidade da prestação jurisdicional;

c) que a celeridade e a economicidade são princípios norteadores da atuação administrativa;

d) as soluções de digitalização existentes no Sistema Processual Eletrônico - PJe, que facilitam a migração dos autos físicos para o meio digital;

e) as conclusões da comissão deliberativa e do grupo de trabalho instituídos pela Portaria Presi 6730504, de 7 de setembro de 2018, para realizar estudos voltados à análise e levantamento de requisitos para a migração de processos físicos para o meio digital,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir, no âmbito do Tribunal Regional Federal da 1ª Região, as diretrizes para a digitalização dos processos físicos em tramitação no 2º grau de jurisdição e sua inserção no Sistema PJe.

Art. 2º Entende-se por digitalização o procedimento de transformação de documentos em papel para arquivos digitais, por meio de equipamento scanner ou outro similar, com a utilização de sistema de reconhecimento óptico de caracteres, que permita converter os documentos em dados pesquisáveis.

Art. 3º A unidade designada para realização das atividades de digitalização do acervo de processos físicos será auxiliada por empresa especializada, contratada para esta finalidade.

§1º Compete a todos os envolvidos no procedimento de digitalização zelar pelo bom andamento das etapas de migração dos processos para o meio digital, bem como pela exatidão dos documentos digitais gerados.

§2º A digitalização dos processos físicos deverá ser realizada de forma a manter a integridade, a inteligibilidade e a continuidade física e cronológica do conteúdo, mantendo-se a mesma ordem sequencial do processo físico.

Art. 4º Caberá ao presidente do Tribunal, após a conclusão dos trabalhos de digitalização do gabinete onde realizado o projeto piloto, estabelecer a ordem de digitalização dos acervos, observada, entre os gabinetes que manifestarem interesse, a antiguidade no Tribunal.
Parágrafo único. Compete ao gabinete responsável pelo acervo dos processos a serem digitalizados a separação e a organização daqueles que serão encaminhados à unidade designada para realização das atividades de digitalização do acervo de processos físicos.

Art. 5º Não serão digitalizados pela unidade designada os processos sigilosos, os agravos de instrumento em apenso que já tenham transitado em julgado e os processos a serem encaminhados, pela Central de Triagem - Cetri, para as câmaras regionais previdenciárias.
§1º A digitalização dos processos criminais somente ocorrerá após a conclusão, pelo órgão técnico, dos trabalhos de homologação do módulo criminal no PJe.

§2º Além das hipóteses previstas no caput deste artigo, será dispensada a conversão dos processos físicos para o meio eletrônico quando a digitalização se mostrar ineficaz ou contrária à celeridade e economia processuais, a critério do gabinete.

§ 3º Na hipótese de digitalização de processo que contenha mídia eletrônica, a exemplo de CD, DVD e Pendrive, após a inserção dos documentos digitalizados no PJe, o arquivo eletrônico deverá ser identificado e devolvido ao respectivo gabinete para posterior inserção no processo digital.

Art. 6º Ficam criados, para os processos em tramitação no 2º grau de jurisdição, os seguintes códigos de movimentação processual:

I - 19060 - Migração PJe ordenada;

II - 19070 - Migração PJe cancelada;

III - 60600 - Processo Migrado para o PJe;

Art. 7º O procedimento de digitalização obedecerá às seguintes etapas, detalhadas no Fluxograma de Migração de Autos Físicos para o PJe:

I - no gabinete:

a) separação e organização dos autos físicos, em lotes;

b) encaminhamento dos autos à unidade designada para realização das atividades de digitalização do acervo de processos físicos, com o lançamento da movimentação 19060 - Migração PJe Ordenada e emissão da respectiva guia de remessa;

c) observância do quantitativo necessário ao serviço de digitalização, de modo que não haja prejuízo à produtividade por falta de fornecimento de processos à unidade designada;

II - na unidade designada para realização das atividades de digitalização do acervo de processos físicos:

a) recebimento dos autos, mediante conferência das guias;

b) certificação, em cada processo, do início do procedimento de digitalização;

c) entrega dos autos, mediante guia, à empresa responsável pela digitalização;

d) operação do e-Migrador para validação e recuperação dos metadados do cadastro do processo de que se fará a migração;

e) confirmação do protocolo no PJe, com inserção da certidão de processo em migração;

f) retificação da autuação, no PJe, se for o caso, com ajuste da classe e do assunto do processo;

g) autorização da exportação dos documentos para o PJe;

h) certificação da conclusão do procedimento de digitalização nos autos físicos;

i) devolução, mediante guia, dos autos já digitalizados para o respectivo gabinete;

III - na empresa contratada para os serviços de digitalização:

a) recebimento dos autos da unidade designada em lotes, mediante guia;

b) higienização dos autos;

digitalizados;

c) digitalização dos documentos;

d) validação, por pessoa diversa da que efetuou a digitalização, dos documentos

e) conferência e controle dos lotes dos documentos digitalizados;

f) devolução dos autos físicos à unidade designada, mediante guia;

g) exportação dos documentos para o PJe, com certificação de migração concluída e lançamento automático da movimentação 60600 (Processo Migrado para o PJe) no sistema Juris.

§ 1º A higienização consiste na retirada de bilhetes, marcadores, anotações e documentos inseridos nos autos e que não façam parte dele.

§ 2º A validação consiste na conferência de todas as folhas digitalizadas, com a retirada de eventuais folhas em branco, a fim de se garantir que o processo físico tenha sido integralmente digitalizado.

§ 3º O processo digitalizado terá a mesma classe e numeração do processo físico originário, salvo o previsto no inciso II, alínea “f”, deste artigo.

Art. 8º Os documentos digitalizados têm a mesma força probante dos originais, nos termos do art. 11 da Lei 11.419/2006.

Art. 9º Caberá a cada gabinete providenciar o registro de localização dos autos físicos, já digitalizados, no sistema Juris, na rotina de gabinete (GB), bem como manter a guarda dos referidos processos, pelo tempo determinado na tabela de temporalidade de que trata a Resolução CJF 318, de 4 de novembro de 2014, salvo disposição regulamentar em contrário.

Art. 10. Os processos judiciais físicos digitalizados para tramitação eletrônica não poderão ser objeto de arquivamento definitivo até seu trânsito em julgado, nos termos do disposto no art. 14 da Resolução CJF 318, de 4 de novembro de 2014, salvo disposição regulamentar em contrário.

Art. 11. Serão publicados editais de intimação ou haverá intimação pessoal das partes e de seus procuradores para que, no prazo preclusivo de 30 (trinta) dias, manifestem-se acerca de eventual desconformidade bem como o desejo de manterem pessoalmente a guarda de documentos originais, nos termos do art. 16 da Resolução CJF 318, de 4 de novembro de 2014.

§ 1º Em se tratando de manifestação acerca da desconformidade do procedimento de migração, os autos deverão retornar à unidade designada para realização das atividades de digitalização do acervo de processos físicos, para avaliação e eventual ajuste.

§ 2º As peças retiradas pelas partes deverão ser preservadas pelo seu detentor, até o trânsito em julgado da sentença, preclusão da decisão final ou, quando admitida, o final do prazo para a propositura de ação rescisória, nos termos do § 2º do art. 14 da Resolução CNJ 185, de 18 de dezembro de 2013, certificando-se nos autos a retirada pelo interessado, que se obrigará a manter sua guarda e a apresentá-las ao juízo quando determinado.

§ 3º Após o prazo mencionado no caput deste artigo, as peças não retiradas pelas partes e as produzidas pelo Poder Judiciário serão guardadas pelo gabinete de origem até o trânsito em julgado da sentença ou preclusão da decisão final, salvo disposição regulamentar em contrário.

Art. 12. Na hipótese de pedidos ou medidas urgentes requeridas após o envio do processo à digitalização, o gabinete, de ofício ou a pedido do interessado, deve requisitar os autos para as providências cabíveis, com lançamento da movimentação 19070 - Migração PJe cancelada.

§ 1º O envio do processo ao gabinete de que trata o caput deste artigo será providenciado pela unidade designada para realização das atividades de digitalização do acervo de processos físicos através do Sistema Juris, com as movimentações de envio e recebimento usuais.

§ 2º Realizadas as diligências necessárias, serão os autos novamente enviados à unidade designada, com o lançamento da movimentação 19060 - Migração PJe Ordenada em nova guia de processos, caso o processo não seja arquivado definitivamente.

§ 3º Na hipótese de pedidos ou medidas urgentes requeridas em processos digitalizados, dos quais as imagens ainda não tenham sido incorporadas ao sistema PJe, todo o processo de digitalização será desfeito, voltando o processo a tramitar no meio físico, devendo, para que os autos sejam novamente enviados à unidade designada, aplicar-se o previsto no §2º deste artigo.

Art. 13. A tramitação dos processos encaminhados para digitalização será suspensa durante a realização do procedimento de digitalização, iniciando-se a suspensão na data do lançamento da movimentação processual 19060 - Migração PJe ordenada e encerrando-se na data do lançamento da movimentação processual 60600 - Processo Migrado para o PJe.

Art. 14. Concluídas a digitalização dos autos e a respectiva inserção no Sistema PJe, os peticionamentos posteriores deverão ocorrer exclusivamente por meio eletrônico.

Art. 15. Compete à Secretaria Judiciária e à unidade designada a gestão do procedimento de digitalização, com o assessoramento da Secretaria da Tecnologia da Informação, nos aspectos técnicos necessários à execução desta Portaria.

Art. 16. Integra esta Portaria o Fluxograma de Migração de Autos Físicos para o PJe (7994588).

Art. 17. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência.

Art. 18. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador Federal CARLOS MOREIRA ALVES
Presidente