Resolução Presi 32

Institui a gestão do conhecimento e regulamenta a atividade de retenção de conhecimentos no âmbito do Tribunal e da Justiça Federal da 1ª Região e dá outras providências.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 1ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais e tendo em vista o constante nos autos do Processo Administrativo eletrônico PAe/SEI 0011834-66.2015.4.01.8000, ad referendum do Conselho de Administração,

CONSIDERANDO:

a) o relatório final do grupo de trabalho instituído pela Portaria Diges 672 de 30/11/2015, para o desenvolvimento de estratégias e soluções para a retenção de conhecimentos relevantes para a instituição;

b) os princípios que norteiam a administração pública, dispostos no art. 37 da Constituição Federal, em especial o da eficiência;

c) a modernização da 1ª Região, cujos processos envolvem otimização da gestão dos quadros de pessoal, inovação e racionalização de métodos e procedimentos de trabalho;

d) a importância de sistematização de práticas para tornar conhecimentos relevantes para o Tribunal acessíveis aos servidores;

e) a necessidade de instituição de repositório oficial e validado para disseminação de trabalhos científicos;

f) que o compartilhamento de iniciativas e boas práticas facilita a análise de sua aplicabilidade entre as unidades da Justiça Federal da 1ª Região;

g) a importância crescente de se aproveitarem os conhecimentos tácitos e explícitos e de se desenvolverem meios que assegurem sua compilação e transferência para que sejam aplicados institucionalmente;

h) ser a efetiva gestão do capital intelectual ferramenta essencial para a permanente adaptação da organização e de sua força de trabalho aos requisitos mais elevados da sociedade, mediante processos de inovação e de aprendizagem;

i) o caráter contínuo do processo da aprendizagem organizacional, que inclui as capacidades de criar, adquirir e transferir conhecimentos;

j) a necessidade de se diminuir o impacto da rotatividade do quadro de servidores da Justiça Federal da 1ª Região sobre a continuidade dos trabalhos,

RESOLVE:

Art. 1º INSTITUIR a gestão do conhecimento na Justiça Federal da 1ª Região, adequada às exigências da moderna administração, no que se refere à retenção do conhecimento e ao registro e disseminação de iniciativas e de boas práticas, com vistas a uma melhor prestação jurisdicional, nos termos desta Resolução.

Art. 2º Para a efetivação da gestão do conhecimento o Tribunal e as seções judiciárias constituirão Comitê Multidisciplinar de Gestão do Conhecimento - Cogecon e designarão unidade responsável pela execução das atividades de retenção do conhecimento a seguir exemplificadas:

I - identificar, em conjunto com as unidades de planejamento estratégico do Tribunal e das seccionais, as áreas de conhecimento estratégico;

II - detalhar os conhecimentos próprios de cada área e determinar os níveis mínimos necessários de estoque desses conhecimentos que devam ser transformados em conhecimento institucional;

III - identificar e mapear as fontes de conhecimento tácitos e explícitos disponíveis;

IV - definir estratégias e instrumentos para tornar os conhecimentos acessíveis;

V - escolher a melhor abordagem para se promover a socialização do conhecimento de experts, da forma como pensam e tomam decisões, de modo que se disponibilize e compartilhe o conhecimento tácito em formato adequado para propiciar a transmissão de expertise a servidores aptos a assumir novas atribuições;

VI - elaborar e empregar ferramentas e metodologias que possibilitem a conversão do conhecimento tácito e explícito em oportunidades de capacitação, tais como narrativas, conhecidas como storytelling, ferramenta Wiki, banco de boas práticas, banco de ideias e outras que porventura venham a ser conhecidas e aplicáveis;

VII - propor modelo de gestão a fim de se evitar a descontinuidade dos trabalhos e projetos de servidores em virtude da aproximação da aposentadoria, estabelecendo-se a projeção de um período mínimo, contado retroativamente, a partir da data prevista para o evento, para a capacitação de servidores aptos a assumir suas atribuições plenamente;

VIII - estudar e propor à Administração a adoção de medidas que promovam o desenvolvimento de competências em gestão do conhecimento, de forma que se propicie a construção de memória técnica científica interna;

IX - identificar políticas e soluções já em prática em outros órgãos públicos, passíveis de serem implantadas na Justiça Federal da 1ª Região;

X - identificar órgãos públicos e privados com os quais se possa manter intercâmbio para troca de conhecimento sobre a matéria objeto desta Resolução;

XI - promover parcerias quando for o caso;

XII - promover a guarda, principalmente em meio virtual, do conhecimento institucional;

XIII - adotar medidas que estimulem e viabilizem a participação de servidores em práticas de compartilhamento de conhecimento, como concursos e premiações;

XIV - propor ao diretor-geral da Secretaria do TRF 1ª Região, ou ao diretor do foro, por intermédio do respectivo Cogecon, outras medidas que promovam a cultura organizacional de preservação do patrimônio intelectual.

Art. 3º Instituir o Comitê Multidisciplinar de Gestão do Conhecimento, responsável pela validação e aprovação preliminar das proposições apresentadas pela unidade responsável pela retenção do conhecimento.

§ 1º No Tribunal, o Comitê Multidisciplinar de Gestão do Conhecimento será identificado pela sigla Cogecon - TRF1 e nas seções judiciárias, o Comitê Multidisciplinar de Gestão do Conhecimento será identificado pela sigla Cogecon-UF (Unidade da Federação).

§ 2º Os componentes do Cogecon-TRF1 serão designados por Portaria do diretor-geral e os componentes do Cogecon das seccionais por Portaria do diretor do foro.

§ 3º O Cogecon-TRF1 terá por membros permanentes o titular da Divisão de Biblioteca e Acervo Documental - Dibib, que o coordenará, e o titular do Cedap, como coordenador substituto.

§ 4º Os demais membros que integrarão o Cogecon-TRF1 serão servidores com domínio em áreas do conhecimento relevantes para o atingimento das atividades determinadas nesta Resolução.

§ 5º O Cogecon das seções judiciárias terá a composição definida pelo diretor do foro, preferencialmente com servidores das áreas correlatas ao Cogecon-TRF1.

§ 6º São atribuições do Cogecon:

I - validar, após estudo de viabilidade e oportunidade, as iniciativas, medidas e projetos voltados para a gestão do conhecimento propostos à Administração;

II - selecionar, categorizar e priorizar as iniciativas, medidas e projetos de gestão do conhecimento propostos;

III - orientar a alimentação do banco de dados de boas práticas e do banco de ideias da Justiça Federal da 1ª Região;

IV - promover refinamento às proposições, recomendando eventuais ajustes e complementações;

V - propor eventuais medidas, tais como: criação de normas; uso intensificado de determinado sistema; elaboração de campanhas e vídeos de divulgação; contratação de palestrantes; aquisição de softwares; sugestão para se firmarem contratos e convênios;

VI - apresentar relatórios anuais com demonstrativos de ações implantadas e resultados alcançados.

§ 7º Cabe à Coordenação do Cogecon dar conhecimento das deliberações do Comitê ao diretor-geral da Secretaria ou ao diretor do foro.

§ 8º A composição do Cogecon renovar-se-á a cada dois anos, coincidindo com o período da gestão administrativa, permitida a recondução de seus membros.

Art. 4º No Tribunal, o Centro de Desenvolvimento e Aperfeiçoamento de Servidores da 1ª Região - Cedap é a unidade responsável pela coordenação e execução das atividades necessárias à retenção do conhecimento validadas pelo Comitê Multidisciplinar de Gestão do Conhecimento - Cogecon-TRF1.

Art. 5º Os servidores integrantes do Cogecon, quando convocados pelo coordenador do Cogecon, deverão, na medida do possível, ser liberados pelos respectivos superiores hierárquicos de suas atividades rotineiras.

Parágrafo único. Aos integrantes do Cogecon deverá ser concedido, pelas áreas de Tecnologia da Informação do Tribunal e das seccionais, com o devido monitoramento, nível de acesso à Internet suficiente para realizar consultas, acessos e pesquisas a sites, a vídeos, a áudios e a textos de organizações públicas e privadas.

Art. 6º Os planos de ação e os projetos validados pelo Cogecon serão aprovados pelo diretor-geral da Secretaria, no Tribunal, e pelos diretores do foro, nas seccionais.

Art. 7º As unidades organizacionais do Tribunal e das seccionais, prestarão, na medida de suas disponibilidades, apoio e suporte técnico e material necessários à consecução dos planos de ação aprovados para as atividades de gestão do conhecimento.

Art. 8º Os dirigentes das unidades devem se responsabilizar por implementar e monitorar, dentro de sua área, nos formatos adequados, os planos de ação para o compartilhamento e a consequente institucionalização da gestão do conhecimento.

Art. 9º Para a implementação, a execução e o monitoramento da gestão do conhecimento, o Tribunal e as seções judiciárias adotarão as metodologias de projetos e de gerenciamento de processos em vigor na Justiça Federal da 1ª Região e o módulo de Gestão de Projetos do Sistema Eletrônico de Informações - SEI.

Art. 10. Esta Resolução entra em vigor na data da sua publicação.

Desembargador Federal HILTON QUEIROZ

Presidente do Tribunal Regional Federal da 1ª Região