RESOLUÇÃO CONJUNTA PRESI/COGER - 10119418

Regulamenta a eliminação de processos físicos em tramitação no 1º e no 2º grau de jurisdiçãoda Justiça Federal da 1ª Região após sua digitalização e migração para o Sistema Processual Eletrônico - PJe.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 1ª REGIÃO E A CORREGEDORA REGIONAL DA JUSTIÇA FEDERAL DA 1ª REGIÃO , no uso de suas atribuições legais e regimentais e tendo em vista o que consta dos autos do PAe-SEI 0018286-87.2018.4.01.8000,

CONSIDERANDO:

a) a autorização para eliminação do documento original após sua digitalização e constatação da integridade do documento digital criado, ressalvados os documentos de valor histórico, contida no art. 2ºA, § 1º, da Lei 12.682, de 9 de julho de 2012;

b) a edição da Lei 13.874, de 20 de setembro de 2019 que, entre outras providências, alterou a Lei 12.682, de 9 de julho de 2012, norma regulamentadora da elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;

c) a Resolução 318, de 4 de novembro de 2014, do Conselho da Justiça Federal, norma regulamentadora do Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal, que trata, em seus arts. 14 e 16, da eliminação de autos físicos judiciais após sua digitalização, alterada pela Resolução CJF 614, de 16 de dezembro de 2019;

d) a Portaria Presi 600-107, de 17 de abril de 2008, que institui o Programa Coleta Seletiva Solidária dos resíduos recicláveis descartados no TRF 1ª Região;

e) a Resolução Presi 4 de 15 de fevereiro de 2016, que dispõe sobre o Plano de Logística Sustentável da Justiça Federal da 1ª Região;

f) a digitalização dos processos físicos em tramitação no 1º e no 2º grau de jurisdição da Justiça Federal da 1ª Região, regulamentada pelas Portarias Presi 8052566, de 25 de abril de 2019 e Conjunta Presi/Coger 8768958, de 29 de agosto de 2019;

g) o Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos do TRF 1ª Região - PGRS-TRF1, aprovado pela Portaria Presi 366 de 29 de novembro de 2017;

h) a racionalização da eliminação dos autos físicos digitalizados e convertidos em processo judicial eletrônico, compatibilizando-o com o princípio constitucional da economicidade, em face do volume e dos elevados custos de manutenção da guarda dos processos físicos;

i) a observância, pelos órgãos da Justiça Federal da 1ª Região, dos princípios da responsabilidade social e da preservação ambiental, sendo este último um dos valores da Justiça Federal declarados em seu Mapa Estratégico referente ao período 2015-2020,

RESOLVEM:

Art. 1º REGULAMENTAR por esta Resolução a eliminação de autos físicos em tramitação no 1º e no 2º grau de jurisdição da Justiça Federal da 1ª Região, após sua digitalização e migração para o Sistema PJe - na forma disciplinada pelas Portarias Presi 8052566, de 25 de abril de 2019, e Conjunta Presi/Coger 8768958, de 29 de agosto de 2019.

Art. 2º O procedimento de análise, avaliação e seleção dos autos físicos digitalizados para destinação à eliminação ou à guarda permanente será efetuado pela unidade responsável pelo acervo dos processos, conforme lista de verificação constante do Anexo I.

§ 1º Não serão objeto de eliminação:

I - os processos digitalizados de classe ou assunto constantes das tabelas referidas nos Anexos II e III desta Resolução;

II - os incidentes de assunção de competência e de arguição de inconstitucionalidade, com os processos que lhes deram origem, o incidente de resolução de demandas repetitivas, os processos que constituírem precedentes de súmulas e os representativos de controvérsias constitucionais ou infraconstitucionais, de onde se originarem precedentes no regime de repercussão geral, dos recursos repetitivos e de uniformização de interpretação de lei no âmbito dos Juizados Especiais;

III - as ações pertencentes ao período de 1890 a 1973;

IV - todas as ações penais pendentes de julgamento, bem como aquelas com provimento final condenatório e as tramitadas perante os juizados especiais criminais com provimento final de transação;

V - as ações criminais, independentemente de seu resultado, que versem sobre crimes inafiançáveis e imprescritíveis, resultantes de preconceito de raça, de cor e contra a segurança nacional e a ordem política e social;

VI - os arquivos de mídia, enquanto não inseridos no respectivo processo digitalizado e migrado para o Sistema PJe.

§ 2º Os agravos, os recursos em sentido estrito em matéria criminal, por instrumento e os incidentes processuais autuados em apartado e que digam respeito aos processos referidos no parágrafo anterior poderão ser eliminados independentemente do processo principal, uma vez trasladadas as peças originais não existentes no processo principal.

§ 3º Os arquivos de mídia que integram os processos a que se referem os incisos I a V do § 1º deste artigo não poderão ser eliminados mesmo após sua inserção no respectivo processo eletrônico e deverão retornar aos autos físicos para adoção das providências de que trata o § 2º do art. 3º desta Resolução.

Art. 3º Após a realização da seleção descrita no caput do artigo anterior, serão geradas guias com listagem dos autos físicos digitalizados destinados à eliminação, com lançamento de movimentações dos seguintes códigos dos sistemas processuais:

I - para a primeira instância, código de movimentação 256 4 - Autos encaminhados para eliminação após digitalização;

II - para a segunda instância, código de movimentação 39.04.04 - Autos encaminhados para eliminação após digitalização.

§ 1º A unidade responsável pelo acervo dos processos deverá autuar processo administrativo eletrônico, PAe-SEI, destinado exclusivamente ao registro dos procedimentos de eliminação de autos físicos.

§ 2º Os autos digitalizados que forem identificados como de guarda permanente, nos termos do art. 2º, § 1º, incisos I a V desta Resolução, permanecerão na unidade de que cuida o caput do art. 2º até o trânsito em julgado dos autos digitais correspondentes, quando serão encaminhados para as unidades de arquivo com lançamento de movimentações dos seguintes códigos dos sistemas processuais:

I - para a primeira instância, código de movimentação 256 5 - Autos digitalizados remetidos ao arquivo para guarda permanente;

II - para a segunda instância, código de movimentação 39.04.05 - Autos digitalizados remetidos ao arquivo para guarda permanente.

Art. 4º As partes e seus procuradores serão intimados, por meio de edital, acerca do procedimento de eliminação, para que se manifestem, no prazo preclusivo de 45 (quarenta e cinco) dias, sobre o desejo de ter a guarda dos autos físicos ou de retirar peças processuais, nos termos constantes do Anexo IV desta Resolução.

§ 1º No caso dos processos digitalizados em que não tenha ocorrido a intimação das partes para se manifestarem sobre eventual desconformidade quanto ao procedimento de digitalização, a intimação de que trata este artigo, sendo compatível, poderá ser realizada no mesmo edital de eliminação de autos físicos.

§ 2º O edital de eliminação será expedido pela unidade de que trata o caput do art. 2º, publicado no e-DJF1 e na página do Tribunal e das seções judiciárias na internet.

§ 3º O edital de eliminação, com a respectiva listagem dos autos físicos, bem como a comprovação de sua publicação, deverão ser incluídos no PAe-SEI a que se refere o art. 3º, § 1º, desta Resolução.

§ 4º As partes interessadas na retirada dos autos físicos ou de suas peças poderão, às suas expensas, requisitá-los para guarda particular, por meio de petição física dirigida à unidade à qual o processo digitalizado esteja vinculado.

§ 5º O processo físico digitalizado será entregue, após o prazo de publicação do edital, à primeira parte solicitante.

§ 6º A retirada dos autos ou de peças pelas partes ocorrerá mediante assinatura de termo de recebimento pela parte interessada, que deverá ser digitalizado e inserido no processo correspondente no Sistema PJe.

Art. 5º Encerrados os procedimentos de que tratam os artigos anteriores, os autos físicos digitalizados serão encaminhados para os procedimentos de eliminação.

§ 1º A guia de que trata o caput do art. 3º deverá acompanhar os lotes dos autos físicos digitalizados e uma via, com recebimento pelo servidor ou pela unidade responsável pelos procedimentos de eliminação, deverá ser incluída no PAe-SEI de que trata o art. 3º, § 1º, desta Resolução.

§ 2º As ações de eliminação de autos físicos após digitalização poderão ser coordenadas por unidade diversa, designada pelo Tribunal ou pela seção judiciária.

§ 3º No Tribunal, os autos físicos digitalizados serão encaminhados às respectivas unidades processantes para os procedimentos referidos neste artigo.

Art. 6º A eliminação de autos físicos de que trata esta Resolução respeitará critérios de responsabilidade social e preservação ambiental, devendo garantir necessariamente:

I - destinação à reciclagem da massa documental;

II - fim social do resultado econômico do processo de eliminação.

§ 1º A massa documental deverá ser fragmentada, se possível por empresa especializada, com supervisão permanente de servidor designado pela unidade responsável pela eliminação.

§ 2º Após o término da fragmentação, a empresa ou unidade responsável por essa atividade deverá emitir Termo de Fragmentação, que também deverá ser assinado pelo servidor a que se refere o § 1º.

§ 3º Após a fragmentação, a massa documental deverá ser entregue, por meio de doação, a associações e cooperativas de catadores de materiais recicláveis, nos termos da Portaria Presi 600-107 de 17 de abril de 2008, ou destinada a programas sociais de entidades sem fins lucrativos.

§ 4º A doação deverá ser registrada no Termo de Doação, conforme Anexo V desta Resolução.

§ 5º As unidades permanentes de apoio à gestão socioambiental, previstas na Resolução Presi 4 de 15 de fevereiro de 2016, orientarão e auxiliarão, no que couber e quando demandadas, as unidades responsáveis pela eliminação de autos físicos digitalizados.

§ 6º Conferida a finalização do procedimento de eliminação, deverá ser registrada pela unidade a que se refere o caput do artigo 2º, por meio do Termo de Finalização de Eliminação de Documentos, conforme Anexo VI desta Resolução, e o PAe-SEI deverá ser encaminhado para a unidade permanente de apoio à gestão socioambiental do respectivo órgão para ciência do Termo de Doação.

§ 7º Todos os Termos previstos neste artigo deverão ser incluídos no PAe-SEI de que trata o art 3º, § 1º, desta Resolução.

Art. 7º Caso seja identificada, durante a análise a que se refere o art. 2º desta Resolução, matéria considerada de grande valor para a sociedade ou para a instituição, fica facultada a formulação de proposta fundamentada à Comissão Permanente de Avaliação Documental para guarda permanente dos autos físicos digitalizados, observando-se o procedimento descrito no art. 18 da Resolução CJF 318/2014.

Art. 8º Ficam criados os códigos de movimentação dos sistemas processuais previstos no art. 3º desta Resolução.

Art. 9º. Os procedimentos regulamentados por esta Resolução deverão assegurar, no que couber, a aplicação da Resolução CJF 58, de 25 de maio de 2009, que estabelece diretrizes para o tratamento de processos e procedimentos de investigação criminal sob publicidade restrita no âmbito da Justiça Federal de 1º e 2º graus, e da Portaria Diges/Presi 846, de 23 de novembro de 2001, que disciplina procedimentos para o resguardo de informações de natureza sigilosa no âmbito do TRF 1ª Região.

Art. 10. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do TRF 1ª Região ouvida a Corregedoria Regional.

Art. 11. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargadora Federal MARIA DO CARMO CARDOSO

Corregedora Regional

Desembargador Federal CARLOS EDUARDO MOREIRA ALVES

Presidente