Com o objetivo de implementar soluções inovadoras aplicáveis aos procedimentos administrativos, o Tribunal Regional Federal da 1ª Região (TRF1) desenvolveu uma ferramenta que visa à automatização da emissão de notas de crédito no Sistema Integrado de Administração Financeira (Siafi) do Governo Federal, disponibilizado pela Secretaria do Tesouro Nacional para a gestão orçamentário-financeira da Administração Pública Federal. A ferramenta foi pensada pelos servidores Fábio João Gaudine e João Érisson Pimenta Melo da Secretaria de Planejamento Orçamentário e Financeiro (Secor), que partiram da premissa de que todo início de exercício financeiro, logo após a aprovação da Lei Orçamentária Anual (LOA), a Secor precisa descentralizar o orçamento por meio da emissão de notas de crédito para as unidades gestoras integrantes da Justiça Federal da 1ª Região. “Essa atividade sobrecarregava os servidores da unidade, visto que era necessário de forma individual: analisar, contabilizar, registrar e preencher no Siafi cerca de 3.000 notas de crédito, com certo grau de urgência, para que as seccionais pudessem iniciar as suas execuções orçamentárias”, informou o diretor da Secor, Adelson Vieira Torres.

Ele explicou que, inicialmente, os servidores da Secor padronizaram essa análise em uma planilha com todas as informações de natureza orçamentária que deveriam conter em cada nota de crédito. No entanto, ainda era necessária ação humana para preencher o Siafi. Por se tratar de uma demanda repetitiva, a Secretaria aperfeiçoou ainda mais essa rotina com a automação do preenchimento e lançamento das notas de crédito no Siafi de forma automática.

Para isso, uma aplicação já disponível no mercado foi utilizada e personalizada para executar uma sequência de procedimentos por meio de códigos condicionais e de confirmação, otimizando a rotina de emissão de notas de crédito - que antes eram emitidas de forma manual, uma a uma, por servidores envolvidos na tarefa.

O resultado foi que, neste ano de 2023, pela primeira vez, as emissões de todas as notas de créditos foram executadas pela aplicação, a uma velocidade de cerca de 10 notas de crédito por minuto, o que permitiu a Secor emitir cerca de 3.000 notas de crédito em um único dia, enquanto os demais servidores se dedicavam a atividades de cunho analítico da unidade. Segundo Adelson, a automatização da demanda trouxe inúmeros ganhos de eficiência e produtividade, à medida que minimizou o risco de erro humano e o desgaste dos servidores em tarefas repetitivas e manuais em um período do calendário orçamentário em que todos os servidores da Secretaria estão com alta demanda de trabalho.

Para o diretor da Secor do TRF1, “é com essa proatividade dos servidores que a Secor entrou nesse processo de inovação. Servidores altamente envolvidos com a melhoria dos processos de trabalhos, que acaba alavancando e colocando o TRF1 em destaque no mundo tecnológico”.

Perspectiva - A Secor tem a expectativa de aperfeiçoar ainda mais essa atividade com um projeto em andamento de elaboração de um código específico mais robusto e com estágios confiáveis de verificação, confirmação e registro, para automatizar não só essa rotina como também outras que apresentem essa possibilidade na Secretaria.

TS

Assessoria de Comunicação Social
Tribunal Regional Federal da 1ª Região