O Comitê de Gestão do Conhecimento (Cogecon) realizou, nessa quinta-feira, dia 1º de dezembro, o último encontro deste ano do grupo, e aprovou o projeto “Pasta Compartilhada no OneDrive”, da Seção Judiciária de Mato Grosso (SJMT), para inclusão no Banco de Boas Práticas da Biblioteca Digital da Justiça Federal da 1ª Região (BDTRF1).

O relator da prática, Leandro Franco Vilar, diretor da Coordenadoria de Sistemas de Informação (Cosis) e integrante do Comitê, explicou o funcionamento da iniciativa, que consiste numa ferramenta do OneDrive em que se cria uma pasta compartilhada a partir de um e-mail funcional. A facilidade apresentada pela ferramenta é que são usadas pastas que são criadas a partir do Windows Explorer, a exemplo dos arquivos do Word, que são atualizadas para todos os usuários a partir da sincronização.

Segundo Leandro, “o uso do compartilhamento de arquivos por meio do OneDrive é um mecanismo inovador pela sua facilidade, pois não depende de acesso à VPN e de qualquer aplicativo do Office365 é possível acessar o OneDrive”. Além disso, a prática não traz custos adicionais à Seção Judiciária.

A necessidade da ferramenta surgiu a partir da adoção do teletrabalho extraordinário, durante a pandemia de Covid-19. Enquanto os servidores trabalhavam presencialmente, uma pasta era usada na rede interna e supria as necessidades de compartilhamento de minutas relativas ao trabalho na Seccional. Quando praticamente todo o corpo funcional da SJMT teve que adotar o trabalho remoto, essa ação foi prejudicada, surgindo a necessidade de compartilhamento on-line, que demandava o upload dos arquivos, ou seja, uma alimentação manual.

Como funciona a pasta compartilhada - Diante da necessidade de atualização frequente, buscou- se uma ferramenta que realizasse a alimentação da pasta compartilhada de maneira quase automática.

Segundo explicou o diretor da Cosis, a utilização prática ajuda muito na produtividade dos usuários e funciona da seguinte forma: primeiro cria-se uma pasta no OneDrive pelo e-mail funcional; em seguida compartilha-se essa pasta com os demais servidores da unidade; cada servidor precisa usar a ferramenta "sincronizar" do OneDrive e seguir os passos para que seja criada uma pasta no Windows Explorer do computador utilizado pelo servidor; então, é preciso salvar os arquivos dentro da pasta criada (cada servidor pode criar, dentro dessa pasta compartilhada, uma pasta com seu nome ou conforme o hábito da unidade); por fim, para sincronizar e atualizar a pasta compartilhada é necessário que se entre na pasta pelo menu "Iniciar" do Windows.

O projeto é de simples execução e ficou pronto em uma semana. Segundo explicou o servidor da Seção Judiciária de MT, supervisor da Seção de Suporte Administrativo (Sesud), Renato Moura Dueti Silva, no Formulário de Identificação de Boas Práticas, “A alimentação pelos servidores se deu (e prossegue) conforme se passou a adotar, sendo que atualmente todos os servidores do gabinete utilizam a pasta compartilhada”.

A Pasta Compartilhada no OneDrive foi aprovada, por unanimidade, para integrar o Banco de Boas Práticas da BDTRF1.

O Cogecon debateu outros pontos que estavam na pauta do encontro como a atualização da Intranet, a confecção e aprovação dos Termos de uso da Wiki JF1 e a possibilidade de unir forças e realizar um trabalho conjunto com o Laboratório de Inovação da Justiça Federal da 1ª Região (Lab JF1).

RF

Assessoria de Comunicação Social
Tribunal Regional Federal da 1ª Região