Dirigentes das unidades do Tribunal Regional Federal da 1ª Região (TRF1) participaram, no dia 7 de junho, da apresentação do projeto “Governança das Aquisições”, idealizado pelo TRF 5ª Região. A iniciativa, já em avançado processo de consolidação no TRF5, visa principalmente garantir a eficiência das aquisições por meio de ferramentas de transparência e acompanhamento da execução do Plano de Contratações (PAC), entre outras boas práticas.

O projeto foi apresentado pelos servidores do TRF5 Sebastião Marcos Campelo e Robson Godoi de Albuquerque no Plenarinho do Edifício Sede III do TRF1, em Brasília. Juntos, eles responderam aos inúmeros questionamentos levantados pelos dirigentes na reunião que durou a tarde inteira e foi transmitida pelo canal do Tribunal no YouTube. A gravação, na íntegra, ficará disponível para consulta dos interessados.

Sebastião Campelo é diretor da Divisão de Orçamento e Finanças no TRF5, e Robson Maranhão é diretor da Divisão de Gestão Estratégica e Governança daquele órgão. A vinda dos servidores foi proposta pelo próprio diretor-geral do TRF1, Carlos Frederico Maia Bezerra, que conheceu o projeto em encontro de diretores-gerais da Justiça Federal ocorrido ainda em março deste ano.

Dirigentes e gestores do TRF1 tiram dúvidas sobre o Projeto Governança das Aquisições.

Para o diretor-geral, um dos aspectos mais importantes do projeto é que ele aproxima o executor do orçamento, e permite melhor acompanhamento pelo gestor daqueles projetos que estão em contratação e tenham caráter mais relevante.

“O Tribunal está passando por uma ampliação: estamos colocando dentro dos nossos quadros 208 servidores novos, não para reforçar a estrutura que temos e que está precisando muito, mas para atender novas unidades, que são os novos gabinetes”, afirmou o diretor-geral aos dirigentes presentes na apresentação do projeto, ressaltando que as demandas dos novos gabinetes aumentam significativamente o volume de serviço, e que a administração precisa responder a esse aumento.

Carlos Frederico Maia Bezerra reforçou que a administração já vem, ao longo dos anos, fazendo gestões com relação à implantação dos sistemas, mas que elas, sozinhas, não têm se mostrado suficientes para acompanhar o crescimento. “A gente precisa de boas práticas como essa, da 5ª Região, precisa trazer para que a conheçam e avaliem se é factível dentro do Tribunal”, pontuou aos dirigentes do TRF1. “Se não a ideia como um todo, mas ao menos algum procedimento, o que já será um avanço para nós em relação ao que entregamos hoje. Precisamos que cada um dos gestores e diretores busquem maneiras de alterar o procedimento que temos hoje para ganharmos em escala”; frisou, ainda, salientando que as tratativas com órgãos superiores para aumento de quadro são medidas em longo prazo, e que, em curto prazo, o Tribunal já precisa agir atrás da mudança de práticas.

Diretor-geral do TRF1 fala aos dirigentes sobre a importância das práticas do projeto Governança das Aquisições.

Essa mesma necessidade de abertura a novas metodologias e procedimentos que aprimorem os serviços também foi levantada pelo diretor-geral em outras oportunidades, a exemplo da última reunião do CGSis-Adm no início de junho.

O projeto - Em síntese, a Governança das Aquisições trata de uma solução integrada que contempla uma série de ações e procedimentos para modificar a cultura organizacional relacionada às aquisições e possibilitar a melhor gestão das aquisições, contratações e renovações. Ela consiste, de modo geral, na integração entre orçamento, centros de custos, contratos vigentes, gestão de projetos e Business Inteligence. Tem como premissas a eficiência, a previsibilidade, as boas práticas de gestão de projetos, a transparência e a inovação.

Dividida em três fases (planejamento, execução e finalização), as principais transformações promovidas pela Governança se dão na fase de execução, apontaram os servidores do TRF5. Planilhas de fácil acesso aos gestores e a qualquer interessado facilitam o acompanhamento dos projetos, ajudam a identificar as ações paradas e a remanejar os valores parados em outras unidades para aquelas que já puderem gastar com algum item de necessidade que esteja em fila, quando possível.

As reuniões da Diretoria-Geral com os gestores também foram outro ponto de destaque da fase de execução. Naqueles projetos mais relevantes, a alta administração tem maior facilidade para acompanhar e se aproximar daquelas execuções que estejam enfrentando dificuldades ou atrasos, com ou sem justificativas.

Apesar das principais mudanças se darem na fase de execução, o planejamento também contou com algumas práticas novas para que a governança alcançasse seus objetivos. Entre elas, concretizar a previsão de todas as necessidades colocando-as no PAC elaborado no ano anterior, sem se ater ao limite orçamentário.

Para que isso fosse feito com eficiência, gerando possibilidade de aquisições com os valores que forem possíveis de se empenhar em outras unidades, os servidores do TRF5 apontaram a necessidade de criar um ranking de prioridades, com base em critérios específicos como regulamentação dos órgãos superiores e objetivos estratégicos. Isso permitiu que aquelas aquisições que ficariam de fora em razão dos limites orçamentários já possam ser previstas e tocadas quando se identificam “sobras” em outras unidades.

Outros assuntos e procedimentos foram debatidos pelos dirigentes e os servidores do TRF5, em encontro profícuo que resultou em participação ativa dos membros do Tribunal e troca de experiências focadas na melhoria de metodologias e processos. Um dos destaques do encontro também ficou para as apresentações da metodologia de centro de custos e compras compartilhadas. Essas duas últimas práticas, que fazem parte dos cinco pilares do projeto (Centro de Custos - BI, Plano Anual de Contratações - SGA, Compras Compartilhadas, Calendário Antecipado e Gestão Integrada - JIRA/BI) têm como foco a concentração dos gestores em determinados tipos de contrato, para garantir maior qualidade e eficiência das licitações- com economia de recursos humanos.

“Trata-se principalmente de uma mudança cultural, colocando uma governança no processo”, enfatizou o servidor Robson Maranhão.

A apresentação da estrutura dos Centros de Custos adotados pelo TRF 5ª Região também foi um ponto de destaque do encontro.

Resultados - Algumas das consequências da implementação do projeto de Governança das Aquisições no TRF5 foram: redução dos valores inscritos em restos a pagar; aumento do percentual de execução orçamentária anual; maior participação dos gestores dos Tribunais no acompanhamento das contratações; elevação do nível de transparência; melhor priorização de gastos e processos de tomadas de decisões mais eficientes.

Entre os resultados no órgão, destacam-se a racionalização das aquisições e contratações (evitando fracionamento, possibilitando assertividade das estimativas e distribuição balanceada das atividades); o aumento na eficiência das alocações, contratações e acompanhamento de execução; diferença entre o Estimado e o Adjudicado dos valores e serviços adquiridos de forma regionalizada, na ordem de 7,2 milhões (2021) e 26,2 milhões e (2022); e nova forma de planejamento, mais colaborativa e transparente.

Como projeção, a ideia do TRF5 é possibilitar cada vez mais a automatização dos processos, relacionada ainda com a disponibilização de informações de forma facilitada em painéis BI.

Ao final da apresentação, o diretor da Secretaria de Planejamento Orçamentário e Financeiro do Tribunal Regional Federal da 1ª Região, Adelson Vieira Torres, avaliou muito positivamente o projeto apresentado. “Vamos continuar o contato com o Campelo, e abrir um grupo no Teams para continuar a conversar e continuar o nosso trabalho. Vamos nos reunir com a alta administração para ver quais poderão ser os próximos passos. Vimos o projeto e, depois dessa apresentação, acredito que abrimos a nossa cabeça. É um projeto excelente e um sonho da área de orçamento”, afirmou na oportunidade. “A gente tem que ter essas ferramentas para também os gestores poderem mostrar os resultados e abraçar a causa”, concluiu.

Em relação à visita ao TRF1, Sebastião Campelo afirmou que foi marcada por boas impressões. “Muita gente presente, interessada, muitas perguntas relevantes. A gente vai continuar o contato com a área de orçamento e de gestão estratégica para ver o que podemos ajudar a implantar aqui. Há o interesse em melhorar e aqui já têm ferramentas contratadas. Acredito que estão no caminho certo para conseguir implantar essas ferramentas modernas de planejamento e acompanhamento orçamentário”, finalizou.

AL

Assessoria de Comunicação Social
Tribunal Regional Federal da 1ª Região