Para melhorar ainda mais o planejamento e execução das compras realizadas pelo Tribunal Regional Federal da 1ª Região (TRF1), cerca de 20 servidores de diferentes áreas participam, desde o dia 17 de abril, da Oficina de Elaboração de Artefatos de Planejamento de Contratações, ofertada pela Seção de Ações Educacionais Presenciais (Sedup).  

A oficina acontece no Centro de Treinamento da Justiça Federal da 1ª Região (Centrejufe), em Brasília/DF, até o dia 3 de maio. O objetivo é aprofundar o conhecimento dos envolvidos para a adequada formalização do planejamento de aquisições, proporcionando eficiência, segurança e padronização à Administração do TRF1.    

A rotina de atividades tem sido intensa. Toda manhã de segunda, quarta e sexta, das 9h às 12h desde o dia 17 de abril, boa parte dos servidores que participam da oficina se deslocam em uma van da sede do TRF1 até o espaço do Centrejufe, para aprofundar na experiência prática que envolve a elaboração de três artefatos: Estudo Técnico Preliminar (ETP), Termo de Referência e Pesquisa de Preço. Eles têm acesso a informações atualizadas e a exercícios práticos de elaboração, sempre com a instrução da diretora da Divisão de Licitações (Dilit) do TRF1, Elizete Ferreira da Costa.    

Da ação participam representantes dos seguintes setores: Seção de Vigilância, da Divisão de Manutenção e Engenharia do TRF1 (Dieng), Seção de Projetos e Engenharia e Arquitetura, Núcleo de Copa e Limpeza (Nucol), Seção de Manutenção e Conservação de Veículos (Dicad), Divisão de Serviços Gerais e Transportes (Diset), Divisão de Material e Patrimônio, Coordenadoria de Registro de Julgamentos e Gestão de Informação (Cojin), Núcleo de Serviços Gráficos (Nugra), Comunicação Social (Ascom), entre outros.   

A expectativa é que, ao final da oficina, os servidores estejam mais bem capacitados para continuar elaborando os principais artefatos de planejamento da contratação nos moldes da Lei 14.133/2021 (Lei de Licitações), que vigora há apenas três anos. A ideia é que, com um domínio maior do planejamento e das ferramentas, a gestão dos recursos públicos pelo Tribunal seja mais eficaz, transparente e consciente.   

Os impactos da Lei 14.133/2021 nos contratos

De mesa em mesa, Elizete tira dúvidas que vão surgindo. Entre si, servidores trocam ideias de suas experiências no dia a dia, ajudando uns aos outros a melhorar o preenchimento de planilha, a análise de preços, a apresentação dos dados. 

“As contratações são essenciais para o órgão funcionar”, manifesta a instrutora da oficina Elizete Ferreira da Costa. “Sem licitação o órgão para. A Lei 14.133 de 2021[Lei de Licitações] veio com foco principalmente no planejamento. Se você não faz um bom planejamento, se não avalia realmente todos os requisitos, essa contratação pode não ter o melhor resultado para a Administração lá na frente”, explica. 

Segundo a instrutora da oficina de contratações, um mau planejamento pode levar não só a contratações superestimadas ou superfaturadas, mas também a contratos que não atendam a necessidade levantada. Além disso, existe a possibilidade de responsabilização legal do servidor que elaborou a contratação e não observou os requisitos mínimos de um bom planejamento.  

Sobre esta fase, salienta: “É uma etapa muito complicada, delicada, que demanda muito tempo e esforço dos servidores que estão ali para avaliar, verificar e tentar fazer tudo da melhor forma. O Estudo Técnico Preliminar, por exemplo, é de fato um estudo. Cada dia tem uma orientação nova, jurisprudência, algo novo para implementar, um sistema diferente para utilizar. Acaba que, para quem fez uma contratação há dois, três anos, hoje já mudou muita coisa. Então a necessidade é de se atualizar sempre”. Segundo Elizete, isso é ainda mais delicado para os setores que fazem poucas contratações e não lidam com compras com muita frequência.  

Não é a primeira vez o Tribunal investe em uma capacitação como esta. Segundo Elizete, o Centro de Desenvolvimento e Aperfeiçoamento de Servidores da 1ª Região (Cedap) já vinha realizando esse mesmo curso on-line, com outra metodologia, e agora com a oficina presencial parece estar atendendo melhor as necessidades das unidades. 

A relevância dessa ação foi reforçada inclusive pela servidora Neuraciene Augusta Coelho, supervisora da Seção de Ressuprimento (Seres) da Divisão de Material e Patrimônio (Dimap) – unidade que trabalha essencialmente com contratações e compras. “[A oficina] era necessária para o desenvolvimento de nossas atividades. Estamos vendo na prática todas as mudanças que a legislação, as instruções normativas e todas as normas que vieram regulamentado a lei trouxeram”, conta. “Isso [a nova legislação] impactou muito o nosso trabalho. Trouxe morosidade na preparação dos artefatos. E estar aqui com alguém do Tribunal, dando essa análise crítica, era extremamente necessário para praticar a confecção, entender onde estavam os gargalos e as dificuldades. Espero que nosso trabalho flua melhor a partir de agora”. 

Em busca do melhor resultado

Na última quarta-feira, 24 de abril, o tema da oficina foi a Pesquisa de Preços. Logo ao chegar, os participantes iniciaram as atividades diretamente no portal de compras do Governo Federal. Todos trabalharam com ações do próprio Planejamento de Contratações, feito sempre no ano anterior.  

Neuraciene relata parte do processo da pesquisa de preço. “Para qualquer item, seja do menor ao maior, a dificuldade com a pesquisa de preço é semelhante. A gente precisa ter no mínimo três preços harmônicos – preços aproximados – e temos muita dificuldade de às vezes conseguir o preço para um item. Por exemplo: agora, nós estamos comprando cadeira para pessoas com obesidade. E a gente não consegue ver essa pesquisa somente pelo banco de preços, que é uma ótima ferramenta. Mas aqui a Elizete está dando também outras opções pelo Portal Nacional de Contrações Públicas (PNCP), o e-licitações... Está nos capacitando a utilizar outras fontes de pesquisa e gratuitas”.     

Outra participante do curso, a servidora Irani Pierre, diretora do Núcleo de Copa e Limpeza (Nucol), também falou sobre os desafios dos contratos com os quais lida cotidianamente. “A gente contrata serviços: fornecimento de gás, água, lavanderia, coleta de resíduos, além de contratação de mão de obra com dedicação exclusiva. Nossas contratações vão do mais simples ao mais complexo”, conta.    

Ela explica que, para fazer um contrato público hoje é preciso maior detalhamento e cuidado ao criar os chamados artefatos, pois eles justificam e planejam as aquisições antes mesmo do edital de licitação. “Essas etapas são bastante complexas. Demandam pesquisas no portal de Compras do Governo, com fornecedores, internet – verificação de um mercado, se ainda atende a nossa necessidade”, explica Irani.  

Para se ter uma ideia, as novas leis e diretrizes para contratações focam no melhor resultado e na transparência, exigindo que tudo seja justificado: se foi adotada determinada solução em detrimento de outra, o servidor deve explicar muito bem, de forma compreensível a qualquer cidadão que acesse os documentos desses contratos (hoje, disponíveis para acesso de todos em razão das leis de transparência). Tudo deve ser esmiuçado: é preciso dizer, inclusive, porque foi feita a escolha por determinada quantidade de itens em detrimento de outra, e porque se comprou algo ao invés de optar pela manutenção, por exemplo.  

“Diante de todas essas variáveis que a gente aplica para fazer esse processo de contratação, essa oficina foi uma solicitação das unidades porque a gente precisa padronizar esses métodos”, relatou Irani.  

Além do Estudo Técnico Preliminar e da Pesquisa de Preços, que compõem uma boa parte do planejamento e por si só já são bastante detalhados, o artefato Termo de Referência é também fundamental e trabalhoso. A diretora do Nucol, Irani Pierre, contou um caso curioso que ajuda a compreender a importância e a complexidade da elaboração desse artefato.  

“Nós temos algumas peculiaridades aqui no Plano Piloto. Por exemplo, tem uma limitação de horário para o trânsito de caminhões de carga. [Há algum tempo] a gente fez uma compra de papel, mas na hora de fazer a entrega, na Asa Sul, temos as tesourinhas – e a carreta não conseguiu passar pela tesourinha. Ficou bastante tempo lá, empacando o trânsito – foi um transtorno. A gente mitigou, resolveu esse problema, colocando no Termo de Referência que a carreta poderia vir até certo ponto, mas que deveria haver o transbordo do material – ou seja, colocar num caminhão pequeno – para chegar no TRF. A gente explica que tem uma rampa bem íngreme para poder o caminhão descer e subir. Então todas essas condições no momento da entrega precisam estar relatadas e documentadas no processo, principalmente no Termo de Referência.”  

As condições socioambientais das aquisições também devem ser observadas, lembrou ainda Irani. Por exemplo, na compra de um produto que tenha logística reversa [procedimento no qual se pensa o retorno ou aproveitamento do material após o uso], é importante fazer a descrição de que esse fornecimento de material precisa de logística reversa, para que o mercado saiba que vai fornecer esse serviço ou material para o TRF.    

Aprimoramento constante

Ações como essa fazem parte de uma série de decisões que o Tribunal vem tomando para gerir melhor os recursos que mantém a prestação jurisdicional a todo o vapor. Só nesse ano, por exemplo, o TRF1 decidiu mudar a cultura organizacional de acompanhamento e distribuição do orçamento por meio da instituição dos Centros de Gastos, e instituiu o Comitê Gestor Regional de Contratações para dar apoio técnico às áreas de orçamento e gestão estratégica.   

No ano anterior, o TRF1 chegou inclusive a receber representantes do TRF da 5ª Região, referência na área de contratações, para aprender com as práticas daquele órgão, sempre visando aprimorar a própria gestão. 

AL

Assessoria de Comunicação Social
Tribunal Regional Federal da 1ª Região