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25/11/2024 10:30 - Matérias Especiais

10 anos do SEI: como o sistema eletrônico transformou a Justiça Federal da 1ª Região na última década

Ilustração. Jornal antigo (fictício) mostra uma notícia da chegada do SEI! na 1ª Região na manchete de um jornal. No texto do jornal é possível identificar as frases “Primeira Região Informa”, a data “2014 – Terça, Setembro 9”, “O Sei! Chegou”, “Agora é a vez do digital na 1ª Região”. Há uma fotografia de servidores durante o treinamento do SEI na capa do jornal fictício e a logo do sistema.

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) completou 10 anos na Justiça Federal da 1ª Região em setembro de 2024 – uma ferramenta que chegou para transformar de maneira nunca vista o trabalho administrativo do TRF1 e das Seções Judiciárias que integram a Justiça Federal da 1ª Região.

Quando tudo começou...

Era maio de 2014 e o Judiciário empenhava esforços para garantir direitos aos cidadãos, mesmo com o maior número de processos judiciais em tramitação da história até então (84 milhões durante aquele ano). Nesse cenário, a agilidade tanto na área judicial quanto na administrativa seria essencial para manter a máquina da Justiça operando com mais eficiência.

Também chamada de área meio ou de serviço auxiliar, a área administrativa – assim como a judicial – é indispensável para o funcionamento do Tribunal, porque proporciona um ambiente e condições favoráveis para a prestação jurisdicional e o atendimento ao público.

Para tornar tudo isso possível, a área meio também utiliza processos (administrativos), que são inúmeros. E, em 2014, embora documentos já pudessem ser gerados e produzidos por meio eletrônico, os processos só tramitavam em papel, por meio de fax, malote e cartas.

À época, para chegar ao destino, as decisões administrativas, os pedidos de material e as diversas solicitações e demandas tinham que ser enviadas via barco, avião, caminhão e estrada até serem recebidos nos lugares mais remotos na 1ª Região – muitas vezes, lugares onde nem havia internet.

“Um processo levava até oito dias úteis para chegar ao destino porque pegaria barco, avião. Hoje em dia, não. Hoje em dia é na hora. Para nós, o SEI foi um avanço enorme. A nossa realidade aqui, na Justiça Federal da 1ª Região, era de 14 estados e o SEI foi uma grande revolução”, relembra Solange Maria de Oliveira Chagas, gestora do Sistema Eletrônico de Informações no TRF1.




































A história da criação do sistema “divisor de águas”

Antes de ser Nacional, o Sistema Eletrônico de Informações é “gaúcho”, já que foi criado na Justiça Federal da 4ª Região, em Porto Alegre/RS, em 2009. Como o restante do Judiciário, a 4ª Região sentia a necessidade de modernização. Embora seja significativamente menor que a 1ª, a 4ª Região também é bastante interiorizada e sofria com o custo informacional, orçamentário e ambiental dos processos administrativos.

Várias atividades administrativas das varas – como pedidos de aposentadoria de servidores e indicação dos diretores de secretaria – precisavam ir para o Tribunal e um tempo precioso se perdia, por se tratar de tramitação física (isso sem falar de quando o processo parava no lugar errado, o que atrasava ainda mais). E foi nesse contexto que TRF4 decidiu modernizar tanto os processos judiciais quanto os administrativos.

Patrícia Valentina Ribeiro Santanna Garcia, servidora pública da Justiça Federal com formação em Matemática e Direito, tinha vasta experiência nos gabinetes antes de assumir uma função no serviço administrativo. "Quando cheguei na administração, o que a gente mais dizia era: não sei!", conta Patrícia Valentina.

Patrícia sonhava com um sistema que tivesse ferramentas para mudar esse cenário, possibilitando informar de maneira mais acessível, ágil, preservada. Foi quando começou a desenhar a parte básica do SEI e a levou à Presidência, ocasião na qual se juntou à outra parte fundamental do quebra-cabeça da nova ferramenta: o servidor Mairon Guerra Bathaglini.


Quando o SEI! seria lançado no TRF1,
Mairon e Patrícia chegaram a visitar o Tribunal para tratar do sistema.


Lançamento do SEI! no TRF4. 


Assinatura do processo SEI!, em set/2014. 

O SEI começou a ser desenvolvido oficialmente em julho de 2009. Em outubro do mesmo ano, o Conselho da Justiça Federal (CJF) emitiu uma decisão que envolvia a necessidade de criar processos administrativos individuais para muitos servidores. “Foi aí que o SEI entrou em produção, sem inauguração, sem treinamento, sem tutorial, sem curso”, relata Patrícia, explicando que as pessoas aceitaram muito bem a ideia e começaram a colocá-la em prática. “Embora [o Sistema] tenha sido inaugurado oficialmente em dezembro de 2009, ele já estava pronto e em uso antes disso”, relembra a servidora.

E quanto ao nome? Patrícia não tinha dúvida: depois da experiência de tantas vezes ter dito “Não sei!” para as demandas que chegavam, o sistema que solucionaria essa questão só poderia ter um nome:

“Não vai ser nome latino, nem grego, nem nada que o valha, nem e-alguma coisa. Vai ser: SEI!, com o ponto de exclamação, afirmando. O Alberto fez o logotipo e ficou lindo. Hoje, se tu botares só um 'S' e um ponto de exclamação você sabe que é o SEI. Virou uma marca forte. O nome virou SEI! porque a gente estava cansado de dizer 'Não sei'”, conta Patrícia.

Passos para tornar a revolução possível

Em maio de 2014, o então diretor-geral do TRF1, Carlos Frederico Maia Bezerra, assinava a Portaria que instituía comissão responsável por estudar e avaliar os sistemas administrativos digitais disponíveis. Segundo Solange Maria, gestora do SEI no TRF1, a preocupação da Administração, na época, era de utilizar um sistema já em uso por outros órgãos para conferir celeridade à transformação.

“Na época, eu trabalhava no Cenag, atual Secge – uma unidade de Planejamento Estratégico que tem como uma das atribuições a inovação. O SEI já era conhecido pela equipe; mesmo assim, foi realizado estudo para analisar suas funcionalidades e compará-las a de outros existentes", explica a servidora.

Após 30 dias de estudos, a comissão indicou o SEI! como a melhor opção para a 1ª Região e o sistema foi aprovado pelo então presidente do TRF1, desembargador federal Cândido Ribeiro.

“A implantação do SEI em toda a JF1 foi um caso de sucesso, inclusive sendo apresentado no TRF4 em dezembro de 2014”, comemora Solange. Ela explica que uma comissão de servidores, com membros de todas as unidades envolvidas, se empenhou para a implantação do sistema, o que ajudou no processo junto com a execução do planejamento, a priorização de atividades e a liberação de recursos técnicos e financeiros necessários.

“Nós fomos exemplo. Órgãos nos procuravam, a Patrícia dava a referência. A gente fez isso para vários órgãos, de sentar e mostrar o planejamento que foi feito. Toda a equipe foi envolvida, então foi muito legal. E, para mim, foi um grande desafio. Eu, que trabalhava na área de suporte administrativo, de repente vi que tinha que abraçar uma coisa muito maior. E agora estamos aí, com 10 anos de SEI”, complementa.

A criadora do SEI no TRF4 reforça que a implantação no TRF1 foi exemplar. “Desde o ponto da organização, de prover a infraestrutura. A organização foi completamente diferenciada, porque juntou praticamente meio Brasil. Foi feito um treinamento, vieram dois representantes de cada Seção Judiciária e ficamos dois dias em completa imersão. E, ali, o pessoal se conectou. A região se conectou”, relata Patrícia.

Durante o processo de implementação do SEI na 1ª Região, cortar os laços com o passado foi uma necessidade. “O presidente do TRF1 autorizou a implantação do SEI e, por meio de Resolução, determinou que, a partir daquele momento, todos os documentos tramitassem obrigatoriamente pelo SEI, nada mais em papel”, relembra Solange.

Do público para o público

O Sistema Eletrônico de Informações virou “estruturante” na administração pública diante dos seus benefícios (economia, agilidade, acessibilidade, conectividade, colaboração, para citar alguns dos principais), não só por facilitar o gerenciamento da informação, mas também por ter nascido e continuado público.

“O SEI se tornou estruturante por estar dentro do serviço público. [O sistema] possibilita compartilhar conhecimento, interliga todo mundo e dá sustentação para a atividade administrativa”, afirma Patrícia Valentina. “As gestões vão sendo trocadas e sempre quem está à frente da Presidência têm mantido esse projeto”, acrescenta.

O sucesso do sistema tem grande base na colaboração entre os entes, como reforça a gestora da ferramenta no TRF1, Solange Maria. “O SEI dá certo. A experiência que a gente tem aqui é que ele é uma grande família e os órgãos são colaboradores. Quando há determinada necessidade ou alguma demanda nos órgãos, essas são encaminhadas diretamente para a Patrícia, para o TRF4, que nos escuta. Não é uma centralização ruim; é de forma amigável”, opina Solange.

Essa colaboração proporciona economia de recursos e o aprimoramento constante do SEI. Um exemplo disso é a acessibilidade da plataforma que está em constante melhoria, como explica Patrícia: “Um sistema não tem só funcionalidades. A gente põe recursos de acessibilidade, estamos sempre com foco nisso, porque o SEI tem que ser para todos, não pode ser para ‘quase todos’”.




































10! curiosidades sobre o SEI

  1. O SEI tem música própria! Em 2016, o Ministério do Turismo lançou uma campanha interna lúdica e criativa para os servidores do órgão, com o videoclipe “Agora eu SEI!”, paródia da música “Loiras Geladas” do grupo RPM. Confira no YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=N2oLuGgRk-I.
  2. Para se espalhar pelo Brasil, o sistema jamais contou com propaganda; o processo foi de boca em boca. “A gente nunca ofereceu o SEI para ninguém. Todo mundo que aderiu chegou até nós para perguntar e para pedir. E até hoje é assim”, diz Patrícia. Na Justiça Federal, os seis Tribunais Regionais usam o SEI, assim como os Tribunais Superiores, o CJF e o STJ.

  3. Os ícones do SEI (parte da sua identificação visual) permaneceram os mesmos até a versão 4.0. Depois disso, houve “modernização visual”.

  4. A primeira entidade externa a adotar o SEI depois da 4ª Região foi a prefeitura de Porto Alegre.

  5. Além do SEI estar presente no Governo Federal, também é adotado por estados e municípios. Em alguns lugares, é chamado SEI Cidades (SP) e, em outros, SEI Municípios (RJ). São Paulo e Rio de Janeiro oferecem bases multiórgãos para que todos usem gratuitamente, do pequeno ao grande.

  6. O SEI Federação é uma evolução no sistema que possibilitou interligar os diferentes órgãos da Administração Pública, permitindo que documentos e processos tramitem dentro e fora da instituição.

  7. Já estão sendo estudadas melhorias envolvendo as possibilidades de assinatura no SEI Federação, sem necessidade de novo cadastro e login, e de incluir Inteligência Artificial dentro do sistema.

  8. Todos os órgãos que solicitam o SEI têm até 180 dias para implantar o sistema: isso acontece porque, no TRF1 (que é um grande modelo de implantação pelo seu tamanho), tudo ocorreu em menos tempo.

  9. A “Primeira Região em Revista” (descontinuada) tem uma reportagem especial sobre a implantação do SEI na 1ª Região. Nela, você confere depoimentos de servidores do TRF1 daquele tempo, e as principais mudanças que o SEI representou para toda a 1ª Região. Confira: https://www.trf1.jus.br/trf1/conteudo/primeira%20revista/047.pdf.

  10. Desde 2014, já foram mais de 9 milhões de documentos gerados pelo sistema na 1ª Região. Veja outros dados relevante do SEI na 1ª Região em: https://www.trf1.jus.br/trf1/noticias/primeira-regiao-celebra-10-anos-de-agilidade-em-processos-administrativos-com-o-sistema-sei-.


O futuro do SEI

É fato que ainda existem alguns desafios para serem superados e melhorias a serem implementadas, mas o futuro do SEI é promissor. As perspectivas incluem a integração com outros sistemas governamentais, a automação de processos e a implementação de inteligência artificial para otimizar ainda mais a gestão da informação.

De acordo com Patrícia, a evolução é fundamental: "um sistema bom é aquele que nunca está pronto; ele precisa estar sempre evoluindo”.

Entre as evoluções que podem ser positivas segundo as necessidades atuais do TRF1, Solange destaca a integração do SEI com outros sistemas usados na Administração Pública e a automatização de processos (por exemplo, a geração automática de documentos ou preenchimento inteligente de dados repetitivos, o que reduziria o tempo gasto em atividades manuais).

A capacitação contínua também é um aspecto importante para a melhor utilização no futuro do sistema, como aponta a gestora do SEI no TRF1. "Ainda que o SEI já seja amplamente utilizado, muitos servidores sentem falta de treinamentos contínuos ou atualizações frequentes para se manterem a par das novas funcionalidades e boas práticas", explica Solange.

A tendência é que o SEI se conecte mais amplamente a outros sistemas governamentais, tanto em nível nacional como regional, promovendo uma gestão da informação ainda mais integrada e eficiente.

A evolução do SEI também poderá contemplar uma interface mais amigável e moderna, facilitando a navegação e a realização de tarefas no sistema. Esse aperfeiçoamento na usabilidade aumentará a adesão e reduzirá erros humanos.

E, como não poderia deixar de ser, é provável que o SEI incorpore ferramentas de inteligência artificial para analisar padrões em documentos, sugerir ações ou até mesmo antecipar problemas administrativos. A automação de processos repetitivos deve crescer, liberando os servidores para tarefas mais estratégicas – o que mostra que o sistema está em total sintonia com as tendências da atualidade.


Autoria: Ana L. Nogueira 
Edição: Larissa Santos 

Assessoria de Comunicação Social
Tribunal Regional Federal da 1ª Região 

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